Belge erişilebilirliği

Erişilebilir Word ve PowerPoint belgeleri, ekran okuyucu kullanan birinin içinde gezinebildiği ve anlayabildiği dosyalardır. Gerçek başlıkları ve slayt başlıkları, açıklanmış görselleri, başlık satırı tanımlı tabloları, okunur kontrastı, bildirilmiş dili ve mantıklı bir okuma sırası vardır. Mevcut .docx ve .pptx dosyalarınızı ve şablonlarınızı WCAG 2.2 AA düzeyine ve EN 301 549 madde 10’a göre düzenliyor, etiketli PDF olarak dışa aktarıyorum. Her dosya bir denetim raporu ve bu denetimlerin neyi göremediğinin açık listesiyle geri gelir.

Aşağıdakilerden biri sizin durumunuzsa doğru yerdesiniz:

• İhracat yapıyorsunuz; AB’deki müşteriniz ya da distribütörünüz kullanım kılavuzu, katalog ve sunumlarınızın erişilebilir olmasını istiyor.
• Bir üniversitede ya da kamu kurumunda çalışıyorsunuz; raporlar, duyurular ve ders slaytları sitede Word, PowerPoint ya da PDF olarak yayımlanıyor.
• Ajans ya da danışmanlık firmasısınız; AB’deki bir kamu kurumu ya da proje için rapor ve sunum hazırlıyorsunuz ve şartnamede EN 301 549 ya da WCAG AA geçiyor.
• PDF’leriniz erişilebilirlik denetiminden sürekli kalıyor; sorun çoğu zaman PDF’in üretildiği Word ya da PowerPoint dosyasında.

• Word: Görünüm → Gezinti Bölmesi’ni açın. Başlıklar listesi boşsa, başlıklar ne kadar kalın görünürse görünsün belgede yapısal başlık yoktur.
• PowerPoint: Görünüm → Anahat Görünümü’nü açın. Başlık metni görünmeyen slayt, ekran okuyucuyla adıyla bulunamaz.
• İkisinde de: Dosya → Bilgi’ye bakın. Başlık boşsa ya da “PowerPoint Sunusu” yazıyorsa, dışa aktarılan PDF’in adı da o olur.

Sonra Gözden Geçir → Erişilebilirliği Denetle’yi çalıştırın; neyi göremediğini aşağıdaki örnekte görebilirsiniz.

Teknik ayrıntılar için okumaya devam edin. Aşağıda: bir Office dosyasını neyin erişilebilir yaptığı, ABD kamusuna ait iki gerçek belge üzerinde ölçülmüş bir öncesi–sonrası örneği (bütün dosyalar indirilebilir) ve AB, ABD ile Türkiye’deki düzenlemeler. Doğrudan başlamak isterseniz bir dosya gönderin, neyin yanlış olduğunu söyleyeyim.

Erişilebilir bir Office dosyası anlamını yalnızca görünüşünde değil, yapısında taşır: ekran okuyucu bir satırın başlık olduğunu ancak o satır başlık stili kullanıyorsa bilir.

Word’de gezinme Başlık stillerine dayanır; kalın yazılmış Normal metin sayılmaz. PowerPoint’te her slaydın başlık yer tutucusunda bir metni olmalıdır; sayfanın üstüne konmuş bir metin kutusu sayılmaz. Ekran okuyucu kullananlar belgede başlıktan başlığa, sunumda slayt başlığından slayt başlığına atlar. Başlık yoksa baştan dinlemek zorunda kalırlar.

Bilgi taşıyan fotoğraf, grafik ve şemaların aynı bilgiyi veren bir alternatif metni olmalıdır; grafikte bu, değerleri de kapsar. Simgeler ve arka plan şekilleri dekoratif olarak işaretlenir, böylece atlanırlar. “Panel [email protected]” gibi bir dosya adı açıklama değildir.

Tablonun başlık satırı tanımlı olmalıdır; yoksa ekran okuyucu bir değerin hangi sütuna ait olduğunu söyleyemez. Listeler elle yazılmış madde işaretiyle değil liste biçimiyle yapılır. Bağlantı metni nereye gittiğini söylemelidir (“GAO raporu GAO-12-681”), uzun bir adresi tekrar etmemelidir. Boşluk için basılmış Enter’lar “boş, boş, boş” diye okunur.

PowerPoint bir slayttaki nesneleri, genellikle eklendikleri sırayla, yığın sırasına göre okur; dışa aktarılan PDF de bu sırayı devralır. Belge dili telaffuz kurallarını belirler: Türkçe bir sunum İngilizce işaretlenmişse Türkçe metin İngilizce kurallarla okunur. Metin kontrastı WCAG 2.2 başarı ölçütü 1.4.3’e göre en az 4,5:1 (büyük metinde 3:1) olmalıdır. Microsoft, kendi aracının hangi kuralları denetlediğini Rules for the Accessibility Checker sayfasında listeler.

Bu, kamu malı iki gerçek ABD kamu dosyası üzerinde yapılmış, ölçülmüş bir örnek çalışmadır; bir müşteri işi değildir. İkisini de denetledim, düzenledim, yeniden denetledim, etiketli PDF’e aktardım ve her sayfayı karşılaştırdım. Bütün dosyalar ve raporlar aşağıda indirilebilir.

• Word: TechFAR Handbook for Procuring Digital Services Using Agile Processes (tartışma taslağı, 2014, 41 sayfa); ABD Dijital Hizmet birimi deposu usds/playbook, commit f5d71f19.
• PowerPoint: E-Filing Study; 18F’in ABD Federal Seçim Komisyonu için hazırladığı sunum (Şubat 2017, 81 slayt); 18F/fec-efiling, commit 1bbb1c1f.

İki depo da çalışmanın ABD’de kamu malı olduğunu ve dünya genelinde CC0 1.0 ile haklardan feragat edildiğini belirtiyor. “Öncesi” dosyaları yayımlanan dosyalarla bayt bayt aynıdır (git özetleriyle karşılaştırıldı).

Denetim aracı Microsoft’un Erişilebilirlik Denetleyicisi kurallarını model alan kendi betiğimdir. Office dosya biçimini doğrudan okur; Microsoft’un aracı değildir ve sayıları Microsoft’unkilerle birebir örtüşmez.

El kitabında, görsel başlıklara görünüşleri korunarak başlık stili verildi; tablolara her sayfada tekrarlanan başlık satırı eklendi. Şemalara alternatif metin yazıldı; boşluk için basılmış boş paragraflar paragraf aralığına çevrildi. Sunumda 22 görünür başlık gerçek slayt başlığına dönüştürüldü. Çoğu görsel ve grafikten oluşan 33 slayda yalnızca ekran okuyucunun duyurduğu bir başlık eklendi. 47 görsele görselin kendisinden ve konuşmacı notlarından yola çıkarak alternatif metin yazıldı; 48 dekoratif şekil dekoratif olarak işaretlendi.

Karar: 12 slayttaki 15 metin parçası parlak camgöbeği üzerinde beyaz ya da beyaz üzerinde camgöbeğiydi: 1,82–1,85:1. Bunları sunumun kendi lacivertine (7,24:1) ya da daha koyu bir maviye (5,06–5,14:1) çevirdim. Üç slaytta bu, beyaz/lacivert vurgusunu ortadan kaldırıyor. Bir müşteri işinde bu değişikliği, yapılmadan önce size gösteririm.

İki dosya da LibreOffice 24.2 ile etiketli PDF’e aktarıldı ve veraPDF 1.26.5’in PDF/UA-1 profiliyle denetlendi. Slayt arka planı gibi etiketsiz kalan sayfa içeriği ardından süs olarak işaretlendi; bu adım piksellerin %0,0’ını değiştirdi. Sunum geçiyor; Word dosyası geçmiyor.

Word PDF’i neden hâlâ geçmiyor: 46 başarısız denetimin tamamı iki SmartArt şemasından geliyor. LibreOffice bunların metnini etiketsiz bırakıyor (44 denetim) ve iki boş şekil etiketi ekliyor (2 denetim). Çözüm, şemaları alternatif metinli görsele çevirmek ya da dosyayı Acrobat Pro’da tamamlamak. Elimde olmayan yeşil bir sonucu göstermektense bunu söylemeyi tercih ederim.

Bu araçların hiçbiri alternatif metnin doğru olup olmadığını değerlendirmez, görsel üzerindeki metnin kontrastını ölçmez (sunumda 5 parça). Gerçek bir ekran okuyucuyla da test yapmaz. Bu örneği ekran okuyucuyla ya da Microsoft Office’in kendisinde test etmedim.

Her sayfayı öncesi ve sonrası 100 dpi’da oluşturup piksel piksel karşılaştırdım.

• Sunum: 81 slaytın 64’ü birebir aynı (ortalama fark %0,497). %1’in üzerindeki her slayt ya bir kontrast değişikliği ya da aynı iki başlığı ayırmak için “(1/2)”, “(2/2)” eklenen başlıktır.
• El kitabı: 41 sayfanın 22’si birebir aynı (ortalama fark %3,389; en yüksek %28,727, 14. sayfada). Fark, boş paragraflar kaldırılınca metnin yaklaşık bir satır kayması ve tablo başlık satırlarının sonraki sayfada tekrarlanmasından geliyor.

Örnek belgeler ve raporlar İngilizcedir.

Düzenlenmiş Office dosyalarını, gerekiyorsa etiketli PDF’leri ve neyin değişip neyin değişmediğini söyleyen raporları teslim ediyorum.

• Düzenlenmiş .docx ya da .pptx; onayladığınız bağlantı metinleri ve açıklamalar dışında metin aynı.
• Öncesi–sonrası denetim raporları ve bulgu raporu: neyin bilerek bırakıldığı ve denetimlerin neyi göremediği dahil.
• PDF yayımlıyorsanız her dosyanın etiketli PDF’i; PDF/UA-1 sonucu ve kalan başarısızlığın nedeniyle birlikte.
• İsterseniz düzeltilmiş Word şablonu ya da PowerPoint asıl slaydı.

Önce gerçek bir dosya gönderirsiniz; fiyat, iş başlamadan sabitlenir.

1. Bir belge gönderin. Sizi en çok düşündüren rapor ya da sunum. Neyin gerçekten yanlış olduğunu, düzeltmeye değmeyecek kısımlar dahil söylerim.
2. Kapsamı ve sabit fiyatı alırsınız; o dosya ya da setin tamamı için.
3. İşi yaparım. Önizleme olduğu belirtilmiş bir kopya, denetim raporları ve onayınıza sunulan renk ya da metin değişikliklerinin listesi size gelir.
4. Onayınızla son dosyalar, etiketli PDF’ler ve bulgu raporu teslim edilir.

Her işi malzemeyi gördükten sonra fiyatlandırıyorum. Sayfa sayısı tek başına emeği belirlemez: düzgün bir asıl slayda dayanan 80 slaytlık bir sunum, birleştirilmiş tablolar ve SmartArt’la dolu 20 sayfalık bir rapordan daha kısa sürebilir. İş başlamadan set için sabit fiyat alırsınız; saat ölçen bir sayaç yok. Belgelerin çoğu aynı şablondan çıkıyorsa önce şablonu düzeltmek genellikle daha ucuzdur; öyleyse söylerim.

AB’de kamu kurumları ofis belgelerini erişilebilir yayımlamak zorunda; AB tüketicisine satış yapan şirketler için de yükümlülükler genişliyor. Türkiye’de ise kurumların ve pek çok şirketin web siteleri ve mobil uygulamaları için bir Cumhurbaşkanlığı Genelgesi var. Bunların sizin için ne anlama geldiği hukuki bir sorudur.

Hukuki not: Bu sayfa işin teknik tarafını anlatır; kendi durumunuz için hukuk danışmanınıza başvurun.

• Türkiye: “Web Siteleri ve Mobil Uygulamaların Erişilebilirliği” konulu Cumhurbaşkanlığı Genelgesi; kamu kurumları, üniversiteler, belediyeler, bankalar, özel hastaneler ve elektronik ticaret hizmet sağlayıcıları gibi kuruluşlara web siteleri ve mobil uygulamalarını erişilebilir hâle getirme talimatı veriyor. Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı’nın kontrol listesi WCAG 2.2 temel alınarak hazırlanmış (A seviyesi). Sitede yayımlanan Word ve PDF dosyalarının bu değerlendirmeye nasıl gireceğine kurumunuz karar verir.
• AB kamu sektörü: (AB) 2016/2102 sayılı Web Erişilebilirliği Direktifi kamu kurumlarının web sitelerini ve uygulamalarını kapsıyor. EUR-Lex özetine göre yalnızca 23 Eylül 2018’den önce yayımlanmış ofis dosyaları, idari süreçler için gerekmiyorsa kapsam dışı.
• Standart: EN 301 549 V3.2.1; (AB) 2021/1339 sayılı Uygulama Kararı ile atıf yapılmış uyumlaştırılmış standart. Madde 10 (“Non-web documents”), WCAG 2.1 başarı ölçütlerini Word ve PowerPoint gibi belgelere uyguluyor. Ben WCAG 2.2 AA’ya göre çalışıyorum; şartname isterse ikisine göre de raporluyorum.
• AB özel sektörü: (AB) 2019/882 sayılı Avrupa Erişilebilirlik Yasası 28 Haziran 2025’ten bu yana listelediği ürün ve hizmetlere uygulanıyor. Web sitesi ve uygulama içeriği için 2(4)(b) maddesi “28 Haziran 2025’ten önce yayımlanmış ofis dosya biçimlerini” kapsam dışında tutuyor. AB’deki tüketicilere satış yapan Türk ihracatçıları da bu kurallarla satış kanalları üzerinden karşılaşıyor.
• ABD: ADA Title II kuralı eyalet ve yerel yönetimlerin web içeriğini, kelime işlemci, sunum, PDF ve tablo dosyaları dahil, kapsıyor. Nisan 2026’daki uzatmayla son tarihler 26 Nisan 2027 (50.000 ve üzeri nüfus) ve 26 Nisan 2028 (daha küçük kuruluşlar); ölçüt WCAG 2.1 AA.

Kullanılabilir bir Word ya da PowerPoint kaynağı olmayan PDF’ler için: erişilebilir PDF.

Sorunların önemli bir kısmını bulur ve çalıştırmaya değer. Ama alternatif metnin doğru olup olmadığını ya da okuma sırasının anlamlı olup olmadığını değerlendiremez. Dosyayı dışa aktarılan PDF’e kadar da izlemez. Örnek çalışma bu boşlukların her birini gösteriyor.

Yerleşim aynı kalır ve bunu ölçerim. Örnekte 81 slaytın 64’ü ve 41 Word sayfasının 22’si piksel olarak birebir aynıydı; kalan her fark raporda açıklanıyor.

Evet; benzer belgeler çoksa çoğu zaman daha iyi bir yatırımdır. Word’de bu, şablondaki başlık, liste ve tablo stilleri demek. PowerPoint’te ise başlık yer tutucusu olan düzenler ve kontrastı geçen tema renkleri demek.

İçeriğe bağlı; her dosya için ayrı ayrı söylerim. Örnekte sunumun PDF’i veraPDF PDF/UA-1 profilinden geçti, el kitabınınki iki SmartArt şeması yüzünden geçmedi. Makine denetimleri PDF/UA’nın yalnızca bir kısmını kapsar; gerisi insan incelemesi ister.

Onayınız olmadan hayır. Her metin rengini zeminiyle ölçer, neyin ne kadar kaldığını gösterir ve geçen en küçük değişikliği öneririm.

Hayır ve aksini iddia etmiyorum. Bulgularım dosyadan, standartlardan ve denetim araçlarından gelir. Yardımcı teknoloji kullanan kişilerle test ayrıca yaptırılmalıdır.

• Erişilebilir PDF (PDF/UA)
• Erişilebilir EPUB
• Alt metin ve görsel betimleme
• C2PA içerik kimlik bilgileri
• ZUGFeRD ve XRechnung e-fatura
• EUDR GeoJSON hazırlama
• GS1 Digital Link karekod

Tek bir dosya: sizi en çok düşündüren rapor, sunum ya da şablon. Neyin yanlış olduğunu, düzeltmeye değmeyecek kısımlar dahil açıkça yazarım.

Ali Karabüyük · Tekirdağ, Türkiye · dünyanın her yerindeki müşterilerle uzaktan çalışıyor · 2004’ten beri belge ve görsel üretimi, 2008’den beri profesyonel olarak.