Barrierefreie Dokumente

Barrierefreie Word- und PowerPoint-Dokumente sind Dateien, in denen sich Menschen mit Screenreader zurechtfinden und die sie verstehen. Dazu gehören echte Überschriften und Folientitel, beschriebene Bilder, Tabellen mit Kopfzeile, ausreichender Kontrast, eine hinterlegte Sprache und eine sinnvolle Lesereihenfolge. Ich überarbeite bestehende .docx- und .pptx-Dateien sowie deren Vorlagen nach WCAG 2.2 Stufe AA und EN 301 549 Kapitel 10 und exportiere sie als getaggtes PDF. Jede Datei erhalten Sie mit Prüfbericht und einer klaren Liste dessen, was die Prüfungen nicht sehen.

Sie sind hier richtig, wenn einer dieser Punkte auf Sie zutrifft:

• Sie arbeiten in einer Behörde, Kommune oder Hochschule. Berichte, Merkblätter und Vorlesungsfolien werden als Word, PowerPoint oder PDF veröffentlicht.
• Ihr Unternehmen bietet Verbrauchern Produkte oder Dienstleistungen an, und Dokumente wie Vertragsunterlagen, Anleitungen oder Präsentationen gehören zu Ihrer BFSG- oder BaFG-Umsetzung.
• Sie sind eine Agentur, die Berichte und Präsentationen für öffentliche Auftraggeber erstellt, und die Ausschreibung verlangt BITV 2.0, EN 301 549 oder WCAG AA.
• Ihre PDFs fallen immer wieder durch, und die Ursache steckt in der Word- oder PowerPoint-Datei, aus der sie exportiert wurden.

• Word: Öffnen Sie Ansicht → Navigationsbereich. Ist die Überschriftenliste leer, hat das Dokument keine echten Überschriften, so fett sie auch aussehen.
• PowerPoint: Öffnen Sie Ansicht → Gliederungsansicht. Eine Folie ohne Titeltext ist mit dem Screenreader nicht über ihren Namen auffindbar.
• Beide: Sehen Sie unter Datei → Informationen nach. Ein leerer Titel oder „PowerPoint-Präsentation“ wird auch der Name des exportierten PDFs.

Starten Sie danach Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen; was diese Prüfung nicht sieht, zeigt das Beispiel unten.

Lesen Sie weiter für die technischen Details. Unten: was eine Office-Datei barrierefrei macht, ein gemessenes Vorher-nachher-Beispiel an zwei echten US-Behördendokumenten (alle Dateien zum Download) und die Rechtslage in Deutschland, Österreich und der EU. Wenn Sie abkürzen möchten, senden Sie mir eine Datei, und ich sage Ihnen, was daran nicht stimmt.

Eine barrierefreie Office-Datei trägt ihre Bedeutung in der Struktur, nicht nur im Aussehen: Ein Screenreader erkennt eine Zeile nur dann als Überschrift, wenn sie eine Überschriften-Formatvorlage nutzt.

In Word hängt die Navigation an den Formatvorlagen „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ und so weiter; fett formatierter Standardtext zählt nicht. In PowerPoint braucht jede Folie Text im Titelplatzhalter; ein Textfeld oben auf der Folie zählt nicht. Screenreader-Nutzer springen von Überschrift zu Überschrift und von Folientitel zu Folientitel. Fehlen diese, müssen sie von vorn zuhören.

Informative Bilder, Diagramme und Schaubilder brauchen einen Alternativtext mit derselben Information, bei einem Diagramm also auch die Werte. Symbole und Hintergrundformen werden als dekorativ markiert und dadurch übersprungen. Ein Dateiname wie „Panel [email protected]“ ist keine Beschreibung.

Tabellen brauchen eine als solche markierte Kopfzeile, sonst kann ein Screenreader nicht sagen, zu welcher Spalte ein Wert gehört. Listen brauchen Listenformatierung statt getippter Aufzählungszeichen. Linktexte sollen sagen, wohin sie führen („GAO-Bericht GAO-12-681“), statt eine lange URL zu wiederholen. Leere Absätze als Abstandhalter werden als „leer, leer, leer“ vorgelesen.

PowerPoint liest die Objekte einer Folie in ihrer Stapelreihenfolge, meist der Reihenfolge, in der sie eingefügt wurden, und das exportierte PDF übernimmt sie. Die Dokumentsprache bestimmt die Ausspracheregeln: Ist eine deutsche Präsentation als Englisch markiert, wird der deutsche Text nach englischen Regeln vorgelesen. Der Textkontrast muss nach WCAG 2.2, Erfolgskriterium 1.4.3, mindestens 4,5:1 betragen (bei großer Schrift 3:1). Welche Regeln Microsofts eigenes Werkzeug prüft, steht unter Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung.

Dies ist ein gemessenes Beispiel an zwei echten, gemeinfreien Dateien von US-Bundesbehörden, kein Kundenauftrag. Ich habe beide geprüft, überarbeitet, erneut geprüft, als getaggtes PDF exportiert und jede Seite verglichen. Alle Dateien und Berichte können Sie unten herunterladen.

• Word: TechFAR Handbook for Procuring Digital Services Using Agile Processes (Diskussionsentwurf, 2014, 41 Seiten), aus dem Repository des U.S. Digital Service usds/playbook, Commit f5d71f19.
• PowerPoint: E-Filing Study, eine Präsentation von 18F für die US-Bundeswahlkommission FEC (Februar 2017, 81 Folien), aus 18F/fec-efiling, Commit 1bbb1c1f.

Beide Repositories erklären das Werk in den USA für gemeinfrei, mit weltweitem Rechteverzicht nach CC0 1.0. Die „Vorher“-Dateien sind byteidentisch mit den veröffentlichten Dateien (per Git-Hash geprüft).

Das Prüfwerkzeug ist mein eigenes Skript, das sich an den Regeln der Microsoft-Barrierefreiheitsprüfung orientiert. Es liest das Office-Dateiformat direkt. Es ist nicht Microsofts Werkzeug, und seine Zahlen stimmen nicht exakt mit Microsofts überein.

Im Handbuch erhielten die optischen Überschriften echte Überschriften-Formatvorlagen, ohne ihr Aussehen zu ändern. Die Tabellen erhielten sich wiederholende Kopfzeilen, die Schaubilder Alternativtexte, und die leeren Absätze wurden durch Absatzabstände ersetzt. In der Präsentation wurden 22 sichtbare Überschriften zu echten Folientiteln. 33 weitere Folien, überwiegend Bilder und Diagramme, erhielten einen Titel, den nur der Screenreader ansagt. 47 Bilder bekamen Alternativtexte, geschrieben aus dem Bild selbst und den Sprechernotizen. 48 dekorative Formen wurden als dekorativ markiert.

Die Entscheidung: 15 Textabschnitte auf 12 Folien waren Weiß auf leuchtendem Cyan oder Cyan auf Weiß, mit 1,82–1,85:1. Ich habe sie auf das Dunkelblau der Präsentation selbst (7,24:1) bzw. ein dunkleres Blau (5,06–5,14:1) umgestellt. Auf drei Folien entfällt damit eine Weiß-Dunkelblau-Hervorhebung. In einem Kundenauftrag sehen Sie das, bevor sich etwas ändert.

Beide fertigen Dateien wurden mit LibreOffice 24.2 als getaggtes PDF exportiert und mit dem PDF/UA-1-Profil von veraPDF 1.26.5 geprüft. Ungetaggte Seiteninhalte wie Folienhintergründe wurden danach als Artefakt markiert; das änderte 0,0 % der Pixel. Die Präsentation besteht, die Word-Datei nicht.

Warum das Word-PDF weiterhin durchfällt: Alle 46 Fehler stammen aus zwei SmartArt-Grafiken. LibreOffice lässt deren Text ungetaggt (44 Prüfungen) und legt zwei leere Abbildungs-Tags an (2 Prüfungen). Abhilfe schafft, die Grafiken in Bilder mit Alternativtext umzuwandeln oder die Datei in Acrobat Pro fertigzustellen. Das sage ich Ihnen lieber, als ein grünes Ergebnis zu zeigen, das ich nicht habe.

Keines dieser Werkzeuge beurteilt, ob ein Alternativtext zutrifft, oder misst den Kontrast von Text über Bildern (5 Abschnitte in der Präsentation). Keines testet mit einem echten Screenreader. Ich habe dieses Beispiel weder mit einem Screenreader noch in Microsoft Office selbst getestet.

Ich habe jede Seite vorher und nachher mit 100 dpi gerendert und Pixel für Pixel verglichen.

• Präsentation: 64 von 81 Folien sind identisch (mittlere Abweichung 0,497 %). Jede Folie über 1 % ist eine Kontraständerung oder ein Titel, der „(1/2)“ bzw. „(2/2)“ erhielt, um zwei gleiche Titel zu unterscheiden.
• Handbuch: 22 von 41 Seiten sind identisch (Mittel 3,389 %, höchster Wert 28,727 % auf Seite 14). Die Abweichung entsteht, weil der Text nach dem Entfernen der leeren Absätze um etwa eine Zeile wandert und sich Tabellenkopfzeilen auf der Folgeseite wiederholen.

Die Beispieldokumente und Berichte sind englischsprachig.

Sie erhalten die überarbeiteten Office-Dateien, bei Bedarf getaggte PDFs und Berichte, die sagen, was sich geändert hat und was nicht.

• Die überarbeitete .docx- oder .pptx-Datei, im Wortlaut unverändert bis auf die von Ihnen freigegebenen Linktexte und Beschreibungen.
• Vorher-nachher-Prüfberichte und einen Befundbericht, auch zu dem, was bewusst unverändert blieb und was die Prüfungen nicht erkennen.
• Wenn Sie PDFs veröffentlichen: ein getaggtes PDF je Datei mit PDF/UA-1-Ergebnis und dem Grund für verbleibende Fehler.
• Auf Wunsch die korrigierte Word-Dokumentvorlage oder den PowerPoint-Folienmaster.

Sie senden zuerst eine echte Datei; der Preis steht fest, bevor die Arbeit beginnt.

1. Senden Sie ein Dokument. Den Bericht oder die Präsentation, die Ihnen die meisten Sorgen macht. Ich sage Ihnen, was wirklich nicht stimmt, auch was sich nicht zu beheben lohnt.
2. Sie erhalten Umfang und Festpreis für diese Datei oder den ganzen Bestand.
3. Ich erledige die Arbeit. Sie erhalten eine als Vorschau gekennzeichnete Fassung mit den Prüfberichten und einer Liste etwaiger Farb- oder Textänderungen zur Freigabe.
4. Ihre Freigabe gibt die endgültigen Dateien frei, samt getaggten PDFs und Befundbericht.

Ich kalkuliere jeden Auftrag, nachdem ich das Material gesehen habe. Die Seitenzahl allein bestimmt den Aufwand nicht: Eine Präsentation mit 80 Folien auf einem sauberen Master kann schneller gehen als ein 20-seitiger Bericht voller verbundener Tabellen und SmartArt. Sie erhalten vor Beginn einen Festpreis für den Bestand, ohne Stundenzähler. Stammen viele Dokumente aus derselben Vorlage, ist es meist günstiger, zuerst die Vorlage zu korrigieren; das sage ich Ihnen dann.

Öffentliche Stellen müssen Office-Dokumente barrierefrei veröffentlichen, und seit dem 28. Juni 2025 gilt das BFSG bzw. BaFG auch für viele Angebote an Verbraucher. Was das für Ihre Organisation bedeutet, ist eine Rechtsfrage; diese Seite behandelt die technische Seite.

• Öffentliche Stellen: Die Richtlinie (EU) 2016/2102 gilt für Websites und Apps öffentlicher Stellen; in Deutschland setzt für Stellen des Bundes die BITV 2.0 sie um. Laut EUR-Lex-Zusammenfassung sind nur Büro-Dateiformate ausgenommen, die vor dem 23. September 2018 veröffentlicht wurden und nicht für Verwaltungsabläufe benötigt werden.
• Die Norm: EN 301 549 V3.2.1, als harmonisierte Norm zitiert im Durchführungsbeschluss (EU) 2021/1339. Kapitel 10 („Non-web documents“) wendet die Erfolgskriterien der WCAG 2.1 auf Dokumente wie Word- und PowerPoint-Dateien an. Ich arbeite nach WCAG 2.2 AA und berichte gegen beide, wenn eine Ausschreibung das verlangt.
• Privatwirtschaft: Der European Accessibility Act, Richtlinie (EU) 2019/882, gilt seit dem 28. Juni 2025 für die dort genannten Produkte und Dienstleistungen, in Deutschland umgesetzt durch das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG). Für Inhalte von Websites und Apps nimmt Artikel 2 Absatz 4 Buchstabe b „Dateiformate von Büroanwendungen“ aus, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden.
• Österreich: Das Barrierefreiheitsgesetz (BaFG) gilt für Produkte und Dienstleistungen nach dem 28. Juni 2025 und nimmt ebenfalls Dateiformate von Büro-Anwendungen aus, die vor diesem Datum veröffentlicht wurden.
• USA: Die ADA-Title-II-Regel erfasst Web-Inhalte von Bundesstaaten und Kommunen einschließlich Textverarbeitungs-, Präsentations-, PDF- und Tabellendateien. Nach der Verlängerung vom April 2026 gelten der 26. April 2027 (ab 50.000 Einwohnern) und der 26. April 2028 (kleinere Stellen), Maßstab WCAG 2.1 AA.

Für PDFs ohne brauchbare Word- oder PowerPoint-Quelle: barrierefreie PDF.

Sie findet einen guten Teil der Probleme und lohnt sich. Ob ein Alternativtext zutrifft oder eine Lesereihenfolge Sinn ergibt, kann sie nicht beurteilen. Die Datei verfolgt sie auch nicht bis ins exportierte PDF. Das Beispiel zeigt jede dieser Lücken.

Das Layout bleibt, und ich messe es. Im Beispiel waren 64 von 81 Folien und 22 von 41 Word-Seiten pixelgleich; jede verbleibende Abweichung ist im Bericht erklärt.

Ja, und bei vielen ähnlichen Dokumenten ist das oft die bessere Investition. In Word heißt das: Formatvorlagen für Überschriften, Listen und Tabellen. In PowerPoint heißt es: Layouts mit echten Titelplatzhaltern und Designfarben, die den Kontrast bestehen.

Das hängt vom Inhalt ab, und ich sage es Ihnen je Datei. Im Beispiel bestand das PDF der Präsentation das PDF/UA-1-Profil von veraPDF, das des Handbuchs wegen zweier SmartArt-Grafiken nicht. Maschinelle Prüfungen decken nur einen Teil von PDF/UA ab; der Rest braucht menschliche Prüfung.

Nicht ohne Ihre Zustimmung. Ich messe jede Textfarbe gegen ihren Hintergrund, zeige Ihnen, was wie weit durchfällt, und schlage die kleinste Änderung vor, die besteht.

Nein, und ich behaupte nichts anderes. Meine Befunde stammen aus der Datei, den Normen und den Prüfprogrammen. Tests durch Menschen, die assistive Technologien nutzen, sollten Sie gesondert beauftragen.

• Barrierefreie PDF (PDF/UA)
• Barrierefreies EPUB
• Alternativtexte und Bildbeschreibung
• C2PA-Inhaltsnachweise
• ZUGFeRD und XRechnung erstellen
• EUDR-GeoJSON-Geodaten
• GS1-Digital-Link-QR-Code erstellen

Eine Datei: der Bericht, die Präsentation oder die Vorlage, die Ihnen die meisten Sorgen macht. Sie erhalten eine klare Auskunft, was daran nicht stimmt, auch was sich nicht zu beheben lohnt.

Ali Karabüyük · Tekirdağ, Türkei · arbeitet remote mit Kundinnen und Kunden weltweit · Dokument- und Bildproduktion seit 2004, beruflich seit 2008.