Strukturierte E-Rechnungen

Eine ZUGFeRD- oder XRechnung-E-Rechnung ist eine Rechnung, die die Buchhaltungssoftware Ihres Kunden in Deutschland oder Frankreich ohne Abtippen verarbeiten kann: Die Rechnungsdaten reisen als strukturiertes XML — allein (XRechnung) oder eingebettet in ein PDF/A-3, das weiterhin wie Ihre gewohnte Rechnung aussieht (ZUGFeRD / Factur-X). Ich erstelle diese E-Rechnungen für exportierende Unternehmen und Selbstständige in der Türkei und anderen Ländern außerhalb Deutschlands, richte Vorlagen ein, mit denen Sie weitere Rechnungen selbst ausstellen, und prüfe E-Rechnungen, die Ihre Software bereits erzeugt. Zu jeder Datei gehören die Prüfberichte — und eine klare Liste dessen, was diese Prüfprogramme nicht prüfen.

Sie sind hier richtig, wenn einer dieser Punkte auf Sie zutrifft:

• Sie liefern Waren oder Leistungen an Unternehmen in Deutschland oder Frankreich, sitzen aber selbst nicht dort — etwa in der Türkei oder der Schweiz —, und ein Kunde verlangt „ZUGFeRD“, „Factur-X“, „XRechnung“ oder „eine E-Rechnung statt PDF“.
• Sie haben einen Auftrag einer deutschen Behörde und dazu eine Leitweg-ID, ein Rechnungseingangsportal und die Vorgabe XRechnung erhalten.
• Ihre Software hat einen Button „ZUGFeRD exportieren“, aber das System des Kunden weist die Datei ab, und niemand kann sagen, an welcher Regel es liegt.
• Sie sind Einkauf oder Kreditorenbuchhaltung in Deutschland und möchten einem Lieferanten im Ausland eine konkrete Anlaufstelle nennen, die seine Rechnungen in ein verarbeitbares Format bringt.

Öffnen Sie eine Ihrer PDF-Rechnungen in Adobe Acrobat Reader und klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol (Anlagen).

• Gibt es keine Anlage, ist die Datei ein gewöhnliches PDF. In Deutschland gilt sie als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung.
• Sehen Sie factur-x.xml, zugferd-invoice.xml oder xrechnung.xml, ist es eine Hybridrechnung. Sehen Sie in die Dokumenteigenschaften: Ist das Dokument nicht als PDF/A-3 gekennzeichnet, ist das bereits ein Warnsignal.
• Versenden Sie reines XML, öffnen Sie eine Datei im Texteditor und suchen Sie nach GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter (CII) oder CustomizationID (UBL). Der Wert dort sagt, welchem Regelwerk die Datei zu folgen behauptet.

Eine angehängte XML-Datei ist ein gutes Zeichen, kein Beweis: Ob das XML gültig ist, zum PDF passt und die richtigen Umsatzsteuerangaben enthält, zeigt dieser Test nicht.

Lesen Sie weiter für die technischen Details. Unten: wie die Formate funktionieren, ein gemessenes Beispiel mit Dateien und Berichten zum Download und der aktuelle Zeitplan in Deutschland und Frankreich. Wenn Sie direkt starten möchten, senden Sie eine Rechnung — ich sage Ihnen, was fehlt.

Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten, die Software verarbeiten kann; ein PDF ist, so ordentlich es aussieht, ein Bild einer Rechnung. Deutschland und Frankreich stützen ihre E-Rechnung auf die europäische Norm EN 16931. Sie definiert die Rechnungsfelder (Business Terms wie BT-31 für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers) und die Regeln, die sie erfüllen müssen.

ZUGFeRD (Deutschland) und Factur-X (Frankreich) sind heute technisch dasselbe Format: ein PDF/A-3, das Menschen die Rechnung zeigt und für Software eine XML-Datei in UN/CEFACT-CII-Syntax mitführt. Das Profil legt fest, wie viele Daten das XML enthält. Das Bundesfinanzministerium erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung an, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Im B2B-Verkehr ist das Profil EN 16931 (früher „COMFORT“) die übliche Wahl.

XRechnung ist die deutsche Spezifizierung (CIUS) der EN 16931. Sie ergänzt Regeln — etwa die Käuferreferenz (BT-10), die bei Behörden die Leitweg-ID enthält, sowie Pflichtangaben zu Ansprechpartner und Zahlungsanweisungen des Verkäufers. Eine XRechnung ist reines XML in UBL- oder CII-Syntax; die lesbare Ansicht wird daraus erzeugt. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung und nehmen sie über ihre Rechnungseingangsportale entgegen; viele Unternehmen akzeptieren sie ebenfalls.

Bei Lieferanten außerhalb der EU liegen die Fehler selten im Layout, meist in den Daten:

• Null Umsatzsteuer ohne Begründung. Jede Kategorie außer dem Regelsatz hat eigene Regeln — bei Kategorie G (Ausfuhr) etwa einen Befreiungsgrund als Code oder Text (Regel BR-G-10) und die USt-IdNr. des Verkäufers oder seines Fiskalvertreters (BR-G-02).
• Summen, die nicht auf den Cent stimmen. Der Validator rechnet Positionssummen, Zuschläge auf Belegebene, Steuerbasis und Zahlbetrag nach (Regeln BR-CO-10 bis BR-CO-16).
• Fehlende Pflichtangaben. XRechnung verlangt unter anderem Ansprechpartner des Verkäufers, elektronische Adressen und Zahlungsanweisungen.
• Ein PDF, das kein PDF/A-3 ist, oder ein XML ohne die vorgeschriebene Dateibeziehung und Metadaten — das empfangende System findet es nicht.
• Ein PDF, das etwas anderes sagt als sein XML. Kein Validator vergleicht beides.

EN 16931 kennt mehrere Codes für Rechnungen ohne Umsatzsteuer, darunter G („steuerfreie Ausfuhr, Steuer nicht erhoben“) und O („nicht steuerbar“). Sie sind nicht austauschbar: Bei O darf die USt-IdNr. des Verkäufers nicht erscheinen, bei G muss sie erscheinen. Der Validator prüft, ob die Rechnung zur gewählten Kategorie passt — nicht, ob die Kategorie für Ihren Umsatz richtig ist. Das entscheidet Ihre Steuerberatung.

Das folgende Beispiel ist gemessen und beruht auf fiktiven Daten — kein Kundenauftrag. Ein Textilexporteur in Tekirdağ stellt einer deutschen GmbH drei Artikel und Fracht in Rechnung; dieselbe Lieferung wird zusätzlich einer deutschen Behörde als XRechnung berechnet. Alle Dateien und Berichte können Sie unten herunterladen.

Der Verkäufer „Örnek Tekstil A.Ş.“, der Käufer „Muster GmbH“ und die Behörde „Stadt Musterstadt“ sind erfunden, und jede Datei sagt das. Steuernummern, IBAN (die Beispiel-IBAN aus dem IBAN-Register), BIC, E-Mail-Domains und Leitweg-ID (im Stil der KoSIT-Testsuite) sind Platzhalter. Rechnungsdaten und Layout habe ich selbst erstellt; ein fremdes Dokument wurde nicht verwendet. Die Prüfprogramme sind quelloffen: Mustang 2.22.0 (Apache 2.0, mit veraPDF) und der KoSIT-Validator 1.6.3 mit der Konfiguration XRechnung 3.0.2 vom 31. August 2026 (Apache 2.0).

Die Rechnung: 500 T-Shirts zu 4,20, 300 Handtücher zu 6,35 und 120 Bademäntel zu 18,90 sowie 150,00 Fracht — Positionen netto 6.273,00, gesamt 6.423,00 EUR, Umsatzsteuerkategorie G mit 0 %, Befreiungscode VATEX-EU-G. Die „Vorher“-Datei ist ein gewöhnliches PDF aus dem Office-Programm, so wie die meisten kleinen Exporteure heute Rechnungen verschicken.

Die 107 fehlgeschlagenen Prüfungen beim gewöhnlichen PDF: 100 für Farbe ohne PDF/A-Output-Intent (veraPDF listet diese Regel höchstens 100-mal), 6 für Dokumentinformationen, die nicht zu den XMP-Metadaten passen, 1 für fehlende XMP-Metadaten.

Beide E-Rechnungen haben beide Prüfprogramme ohne Fehler und ohne Warnung bestanden. Das gewöhnliche PDF ist erwartungsgemäß durchgefallen — es ist keine E-Rechnung.

Ein sauberes Ergebnis bedeutet nur etwas, wenn das Prüfprogramm auf Fehler reagiert. Deshalb habe ich vier Kopien der XRechnung absichtlich beschädigt. Beide Prüfprogramme haben alle vier abgewiesen und jeweils die richtige Regel genannt.

Ein grüner Bericht sagt, dass die Datei den Regeln folgt. Er sagt nicht, dass die Rechnung richtig ist.

Auch Regelwerke haben Versionen: Mustang 2.22.0 enthält das XRechnung-Schematron 2.4.0, die KoSIT-Konfiguration nutzte 2.6.0. Beide haben hier bestanden; ein Empfänger mit anderer Version kann anders urteilen. Die Barrierefreiheit des PDF (PDF/UA) wurde nicht bewertet.

Sie müssen den Tabellen nicht glauben. Das ZIP enthält beide PDFs, beide XML-Dateien, das extrahierte XML, alle Mustang- und KoSIT-Berichte und die Visualisierungen.

Die Visualisierungen erzeugt Mustang mit dem XRechnung-Viewer, wie sie ein Empfänger in Deutschland sieht. Das XML finden Sie in Acrobat Reader unter den Anlagen des Hybrid-PDF.

Sie erhalten E-Rechnungen, die die Prüfprogramme bestehen, die Berichte, die das belegen, und eine schriftliche Notiz dazu, was die Prüfprogramme nicht bestätigen können.

• ZUGFeRD-/Factur-X-Hybrid-PDFs (PDF/A-3, Profil EN 16931, sofern Ihr Kunde kein anderes verlangt) und/oder XRechnung 3.0 in CII- oder UBL-Syntax.
• Mustang- und KoSIT-Prüfberichte zu jeder Datei und eine lesbare Darstellung des XML.
• Wenn Sie selbst ausstellen möchten: eine Vorlage und eine kurze schriftliche Anleitung für Ihre Daten, einschließlich der Validierung jeder neuen Rechnung vor dem Versand.
• Für bestehende Dateien aus Ihrer Software: einen Befundbericht mit jeder verletzten Regel, dem betroffenen Feld und der nötigen Änderung — in den Softwareeinstellungen oder in Ihren Stammdaten.
• Eine Liste der Entscheidungen, die nicht bei mir liegen (Umsatzsteuerkategorie, Befreiungstext, Zustellweg), damit Sie sie mit Steuerberatung oder Kunde klären.

Sie senden zuerst eine echte Rechnung; der Preis steht fest, bevor die Arbeit beginnt.

1. Senden Sie eine Rechnung. Ein kürzlich verschicktes PDF, eine vom Kunden abgewiesene E-Rechnung oder die Vorgaben des Kunden (Format, Leitweg-ID, Portal). Ich sage Ihnen, was fehlt — auch, was Ihre Steuerberatung entscheiden muss.
2. Sie erhalten Umfang und Festpreis für die Rechnungen oder die Vorlage, bevor etwas beginnt.
3. Ich erledige die Arbeit. Sie erhalten als Testrechnung gekennzeichnete Vorschaudateien mit den Prüfberichten, zur Kontrolle mit Ihrem Kunden oder im Testmodus seines Portals, sofern es einen gibt.
4. Ihre Freigabe gibt die finalen Dateien, die Vorlage und den Befundbericht frei.

Ich kalkuliere jeden Auftrag, nachdem ich das Material gesehen habe. Eine einzelne Freelancer-Rechnung mit einem Steuersatz ist eine andere Aufgabe als ein monatlicher Exportlauf mit Nachlässen, mehreren Währungen und Gutschriften. Sie erhalten einen Festpreis für das Paket oder die Vorlage, bevor die Arbeit beginnt — keine Abrechnung nach Stunden.

Unternehmen in Deutschland und Frankreich stellen ihre Rechnungsverarbeitung auf strukturierte E-Rechnungen um, und das erreicht ihre Lieferanten im Ausland über die Anforderungen der Kunden. Was die Regeln für Ihr Unternehmen bedeuten, klärt Ihre Steuerberatung; diese Seite behandelt die technische Seite.

• Deutschland, B2B. Laut den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung (Stand März 2026) müssen inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können; dafür genügt bereits ein E-Mail-Postfach. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen ausstellen; bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Frist bis Ende 2027. Danach ist die E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend. Als zulässige Formate nennen die FAQ XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL).
• Lieferanten ohne Sitz in Deutschland. Die deutsche Pflicht gilt für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Ein Lieferant in der Türkei ist daher in der Regel nicht selbst verpflichtet — aber die Kreditorenprozesse seiner deutschen Kunden werden auf strukturierte Rechnungen ausgerichtet, und Kunden fragen zunehmend danach. Haben Sie eine deutsche Umsatzsteuerregistrierung oder eine Betriebsstätte in Deutschland, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie die Regeln auf Sie anzuwenden sind.
• Deutschland, öffentliche Auftraggeber. Dieselben FAQ (Frage 4a) weisen darauf hin, dass Lieferanten gegenüber öffentlichen Auftraggebern nach dem Vergaberecht zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet sind. Für den Bund schreibt die E-Rechnungsverordnung, § 3 die elektronische Form vor, mit einer Ausnahme für Direktaufträge bis 1.000 Euro; die Länder haben eigene Regelungen. Ob XRechnung und Leitweg-ID gefordert sind, steht im Vertrag oder in der Bestellung.
• Frankreich. Nach Angaben des französischen Wirtschaftsministeriums müssen seit dem 1. September 2026 alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, große und mittelgroße Unternehmen sie auch ausstellen; kleine und Kleinstunternehmen folgen ab dem 1. September 2027, jeweils über staatlich zugelassene Plattformen. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen in Frankreich ansässigen, umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen; grenzüberschreitende Umsätze laufen über eine gesonderte Datenmeldung (E-Reporting). Factur-X ist eines der Formate der Reform — deshalb fragen französische Kunden danach.

Kurz: Für einen Lieferanten im Ausland kommt der Druck von der Kundenseite, nicht aus einem Gesetz, das sich an ihn richtet. Eine korrekte E-Rechnung macht es leichter, Sie zu bezahlen.

Bis Ende 2026 können viele deutsche Kunden PDFs noch verarbeiten, und keine deutsche Vorschrift zwingt einen Lieferanten in der Türkei zur Umstellung. Deutsche Unternehmen müssen aber seit Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können und richten ihre Abläufe darauf aus. Wenn ein Kunde ZUGFeRD oder XRechnung verlangt, geht es meist um das Wann, nicht um das Ob.

Für deutsche Behörden in der Regel XRechnung, mit der Leitweg-ID aus Ihrem Auftrag. Für Unternehmen in Deutschland oder Frankreich ist eine ZUGFeRD-/Factur-X-Hybridrechnung im Profil EN 16931 die übliche Wahl, weil sie auch für Menschen funktioniert, die nur das PDF ansehen. Fragen Sie Ihren Kunden; hat er keine Vorgabe, empfehle ich die Hybridrechnung.

Das entscheidet Ihre Steuerberatung — weder ich noch der Validator. Das Beispiel verwendet Kategorie G (Ausfuhr, Steuer nicht erhoben) mit dem Befreiungscode VATEX-EU-G, und die Prüfprogramme akzeptieren das, weil die Datei in sich stimmig ist. Eine andere Kategorie ändert, welche Angaben die Rechnung enthalten darf und muss; ich setze um, was Ihre Steuerberatung festlegt.

Nein. Ich betreibe keinen Peppol-Access-Point und versende keine Rechnungen in Ihrem Namen. Verlangt Ihr Kunde die Zustellung über Peppol, brauchen Sie einen Access-Point-Anbieter; die Dateien, die ich erstelle, folgen denselben Regeln der EN 16931 und der XRechnung.

Nein. Rechnungspflichten in der Türkei, einschließlich e-Fatura und e-Arşiv gegenüber der Steuerverwaltung, bleiben davon getrennt und unverändert. Der Kunde in Deutschland oder Frankreich erhält eine E-Rechnung in seinem Format; wie derselbe Umsatz in der Türkei dokumentiert wird, regelt die dortige Steuerberatung.

Ja. Senden Sie eine Datei, die ein Kunde abgewiesen hat, oder eine, bei der Sie unsicher sind. Sie erhalten die Prüfberichte, die verletzten Regeln in verständlicher Sprache und die nötige Änderung — oft eine Einstellung oder ein fehlendes Feld in den Stammdaten, nicht die Software selbst.

Nein. Eine validierte Datei erfüllt die Regelwerke, die die Prüfprogramme prüfen, in den im Bericht genannten Versionen. Ein Kunde kann eine andere Regelversion nutzen, eigene Anforderungen stellen oder eine Rechnung aus kaufmännischen Gründen zurückweisen. Der Bericht zeigt genau, was geprüft wurde.

• Barrierefreie PDF (PDF/UA)
• Barrierefreies EPUB
• Barrierefreie Word- und PowerPoint-Dateien
• Alternativtexte und Bildbeschreibung
• C2PA-Inhaltsnachweise
• EUDR-GeoJSON-Geodaten
• GS1-Digital-Link-QR-Code erstellen

Eine Rechnung — die, die ein Kunde abgewiesen hat, oder die, die Sie demnächst nach Deutschland oder Frankreich schicken. Sie erhalten eine klare Aussage, was die E-Rechnungs-Fassung braucht und was nur Ihre Steuerberatung entscheiden kann.

Ali Karabüyük · Tekirdağ, Türkei · Zusammenarbeit aus der Ferne, weltweit · Dokumenten- und Bildproduktion seit 2004, hauptberuflich seit 2008.