Dernek ve Okul Aile Birliği Kasa Defteri
Bu dernek kasa defteri banka ile kasayı tek defterde tutar, ekstreyle mutabakatı tek bir rakama indirir ve yönetim kuruluna verebileceğiniz tek sayfalık raporu yazdırır.
Kermes nakit olarak $1,310 topluyor. Bir hafta sonra biri parayı bankaya yatırıyor ve $1,310’lık bir tahsilat daha yazıyor; defter artık derneğin $2,620 topladığını söylüyor. Kendi paranızı taşımak gelir değil, virmandır — küçük kuruluş defterlerinin en sessiz hatasıdır ve genellikle bir yıl fark edilmeden durur.
İçinde ne var
- On bağlı sekme: Setup, Transactions, Budget vs Actual, Reconciliation, Fundraisers, Members and Dues, Month by Month, Treasurer’s Report, Dashboard ve Start Here.
- Transactions — 22 kategoride 400 satır; banka ve kasa kendi sütunlarında durur ve bir Transfer kategorisi vardır, böylece kendi tahsilatınızı bankaya yatırmanız gelir olarak ikinci kez sayılmaz, kendi içinde kapanır.
- Reconciliation — ekstreyle gerçek bir mutabakat; tek bir rakamla biter ve o rakamın sıfır olması gerekir.
- Fundraisers — 20 etkinliğe kadar; her birinin kendi geliri, kendi gideri ve net sonucu ayrı durur, böylece hangi etkinliğin gerçekten değdiğini söyleyebilirsiniz.
- Members and Dues — 100 satır: aidatını ödeyen, ödemeyen ve üzerinden gidebileceğiniz bir takip listesi.
- Treasurer’s Report ve Dashboard — yazdırıp imzalayabileceğiniz tek sayfalık sayman raporu, bütçe-gerçekleşen karşılaştırması ve 12 ayı gösteren aylık tablo.
Kimin için
Dernek saymanları, okul aile birliği yönetimleri, site ve apartman yönetimleri, spor kulüpleri ve küçük vakıflar için — özellikle de dosyayı bir öncekinden yeni devralmış olan kişi için. Çift taraflı muhasebe kaydı değildir, beyanname ya da resmî bildirim üretmez ve bilgisayarınızın saatini okumaz.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
Virman tuzağı dosyada rakamlarıyla işlenmiş. Kermes nakit $1,310 topluyor; bir hafta sonra para bankaya yatırılıyor ve $1,310‘lık tahsilat olarak bir kez daha yazılıyor. Defter, yarısını topladığı bir etkinlik için $2,620 gelir gösteriyor. Yatırma işlemi gelir yerine Transfer olarak kaydedildiğinde iki kayıt birbirini götürüyor ve yılın gelir rakamı şişmekten kurtuluyor.
Dolu dosyada 113 kayıt, yedi etkinlik ve aidat listesinde otuz üye var; hepsi on sekmeden geçip imzalanabilir rapora bağlanıyor. Boş dosya 22 kategoride 400 işlem, 20 etkinlik, 100 üye ve 12 ay alır — çoğu dernek için rahat bir yıl demektir.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. Etsy’den satın al — $9
Etsy mağazam ThePlainLedger üzerinden satılıyor; indirme, ödeme ve alıcı koruması Etsy tarafından yönetiliyor.
Sık sorulan sorular
Nakit tahsilatı bankaya yatırınca neden iki kez sayılıyor, nasıl engellerim?
Bankaya yatırma işlemini gelir olarak değil Transfer olarak kaydedersiniz; iki kayıt birbirini götürür. Banka ve kasa kendi sütunlarında durduğu için para ikisi arasında yer değiştirir ama defter bunu yeni gelir saymaz. Örnekte bu, kermesin gerçekte topladığı $1,310 ile defterin iddia ettiği $2,620 arasındaki fark demek.
Yılda birkaç bin dolar döndüren küçük bir dernek için yeterli mi?
Evet — dosya 400 işlem, 22 kategori, 20 etkinlik, 100 üye ve 12 ay taşır; bu çoğu dernek, okul aile birliği, site yönetimi, spor kulübü ve küçük vakıf için normal bir yılı fazlasıyla karşılar. Örnek dosya 113 kayıt ve yedi etkinlikle dolu, yani tam bu ölçek düşünülerek hazırlanmış.
Saymanlığı yeni devraldım ve kayıtlar dağınık. Nereden başlamalıyım?
Geçmişi yeniden kurmaya çalışmayın; bir önceki saymanın bıraktığı devir bakiyesi ile bugünkü hesap ekstresinden başlayıp ileri doğru yazın. Start Here sekmesi neyi hangi sırayla dolduracağınızı anlatır, Reconciliation sekmesi de defterinizle ekstrenin ne zaman tuttuğunu sıfırla biterek söyler. Dolu örnek dosya, siz hiçbir şey yazmadan bitmiş bir yılın neye benzediğini gösterir.
Excel şart mı, Google Sheets olur mu?
Google Sheets gayet olur — dosya .xlsx ama yükleyip Google E-Tablolar ile açtığınızda bütün formüller çalışır; üstelik yönetim kurulunun geri kalanıyla paylaşmak da kolaylaşır. Excel 2016 ve üzeri Windows ve Mac'te açar, LibreOffice de çalıştırır. Makro, eklenti ve üyelik yok.
Bu resmî bir muhasebe programı mı?
Hayır — bu bir sayman defteri, muhasebe programı değil. Çift taraflı kayıt tutmaz, beyanname ya da resmî dernek bildirimi üretmez ve hiçbir banka hesabına bağlanmaz. Kayıtları ekstre ve fişlerden bakarak siz girersiniz; dosya sizin bilgisayarınızda ya da Drive'ınızda kalır.
Kurumunuza özel çözüm
Bu dosya tek banka hesabı, bir kasa bakiyesi ve tek sayfa rapor bekleyen bir yönetim kurulu varsayıyor. Kuruluşunuzda amaca özgülenmiş fonlar, birden çok hesap ya da ayrı raporlanması gereken bir hibe varsa, aynı defteri ve mutabakatı sizin defterlerinizin sunulması gereken biçime göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.