Almanya ve Fransa için yapılandırılmış e-fatura

ZUGFeRD ya da XRechnung e-fatura, Alman veya Fransız müşterinizin muhasebe yazılımının kimse elle girmeden okuyabildiği faturadır: fatura verisi yapılandırılmış XML olarak gider — ya tek başına (XRechnung) ya da her zamanki faturanız gibi görünen bir PDF/A-3’ün içine gömülü olarak (ZUGFeRD / Factur-X). Almanya ve Fransa’daki firmalara mal ya da hizmet faturası kesen ihracatçılar ve serbest çalışanlar için bu e-faturaları hazırlıyorum, sonraki faturaları kendiniz üretebilmeniz için şablon kuruyorum ve yazılımınızın ürettiği e-faturaları kontrol ediyorum. Her dosyanın yanında doğrulama raporları var — ve bu araçların neyi denetlemediğinin açık listesi.

Bu sayfada “e-fatura” Almanya ve Fransa’daki alıcının istediği yapılandırılmış faturayı (Almanca E-Rechnung) anlatır. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-Fatura ve e-Arşiv sistemi ayrı bir konudur; aşağıda ona da değiniyorum.

Aşağıdakilerden biri sizin durumunuzsa doğru yerdesiniz:

• Almanya ya da Fransa’daki firmalara ihracat yapıyor veya hizmet satıyorsunuz ve müşteriniz “ZUGFeRD”, “Factur-X”, “XRechnung” ya da “PDF değil, e-fatura” istedi.
• Bir Alman kamu kurumunun işini aldınız; elinizde bir Leitweg-ID, bir yükleme portalı ve XRechnung talebi var.
• Fatura programınızda “ZUGFeRD dışa aktar” düğmesi var ama müşterinin sistemi dosyayı reddediyor ve kimse hangi kurala takıldığını söyleyemiyor.
• Serbest çalışıyorsunuz (yazılım, tasarım, çeviri…), birkaç Alman müşteriniz var ve büyük bir ERP almadan doğru e-fatura kesmek istiyorsunuz.

Gönderdiğiniz PDF faturalardan birini Adobe Acrobat Reader’da açın ve ataş (ekler) simgesine tıklayın.

• Hiç ek yoksa dosya sıradan bir PDF’tir. Almanya’da bu “e-fatura” değil, “diğer fatura” (sonstige Rechnung) sayılır.
• factur-x.xml, zugferd-invoice.xml ya da xrechnung.xml görüyorsanız dosya hibrit faturadır. Belge özelliklerine bakın: PDF/A-3 olarak işaretlenmemişse bu zaten bir uyarı işaretidir.
• Saf XML gönderiyorsanız birini metin düzenleyicide açıp GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter (CII) ya da CustomizationID (UBL) arayın. Oradaki değer, dosyanın hangi kural setine uyduğunu iddia ettiğini söyler.

Ekte XML bulunması iyi bir işarettir, kanıt değildir: XML’in geçerli olup olmadığı, PDF ile aynı şeyi söyleyip söylemediği ve KDV verisinin doğruluğu bu testte görünmez.

Teknik ayrıntı için okumaya devam edin. Aşağıda: formatlar nasıl çalışıyor, indirilebilir dosya ve raporlarla ölçülmüş bir örnek, Almanya ve Fransa’daki güncel takvim. Doğrudan başlamak isterseniz bir fatura gönderin, neyin eksik olduğunu söyleyeyim.

E-fatura, yazılımın işleyebildiği yapılandırılmış veridir; PDF ne kadar düzgün olursa olsun faturanın bir resmidir. Almanya da Fransa da e-faturayı Avrupa standardı EN 16931’e dayandırır. Standart, fatura alanlarını (örneğin satıcının KDV numarası için BT-31 gibi “business term”ler) ve bu alanların uyması gereken kuralları tanımlar.

ZUGFeRD (Almanya) ve Factur-X (Fransa) bugün teknik olarak aynı formattır: insanlar için faturayı gösteren, yazılım için içinde UN/CEFACT CII sözdiziminde bir XML taşıyan bir PDF/A-3 dosyası. Profil, XML’in ne kadar veri içerdiğini belirler. Alman Maliye Bakanlığı, ZUGFeRD’yi 2.0.1 sürümünden itibaren e-fatura olarak kabul ediyor; MINIMUM ve BASIC-WL profilleri hariç. Firmalar arası faturada olağan seçim EN 16931 profilidir (eski adıyla “COMFORT”).

XRechnung, EN 16931’in Almanya’ya özgü uyarlamasıdır (CIUS). Ek kurallar getirir: örneğin kamu kurumları için Leitweg-ID’nin yazıldığı “Buyer reference” (BT-10) alanı, zorunlu satıcı irtibat kişisi ve ödeme bilgileri. XRechnung, UBL ya da CII sözdiziminde saf XML’dir; okunabilir görüntü ondan üretilir. Almanya’daki kamu alıcıları genellikle XRechnung ister ve yükleme portallarından kabul eder; birçok özel firma da kabul eder.

AB dışından bir AB firmasına fatura kesen tedarikçide sorun çoğu zaman tasarımda değil, veridedir:

• Gerekçesi yazılmamış sıfır KDV. Standart oran dışındaki her KDV kategorisinin kendi kuralları vardır. G kategorisinde (ihracat) bir istisna gerekçe kodu ya da metni (BR-G-10 kuralı) ve satıcının ya da vergi temsilcisinin KDV numarası (BR-G-02) gerekir.
• Kuruşu kuruşuna tutmayan toplamlar. Doğrulayıcı satır toplamlarını, belge düzeyindeki masrafları, matrahı ve ödenecek tutarı yeniden hesaplar (BR-CO-10 ile BR-CO-16 arası kurallar).
• Eksik zorunlu taraf ve adres bilgileri. XRechnung, başka alanların yanında satıcı irtibat kişisini, elektronik adresleri ve ödeme bilgilerini zorunlu tutar.
• PDF/A-3 olmayan PDF ya da gerekli dosya ilişkisi ve meta veri olmadan eklenmiş XML — alıcı sistem dosyayı bulamaz.
• XML’den farklı bir şey söyleyen PDF. Bu ikisini hiçbir doğrulayıcı karşılaştırmaz.

EN 16931, KDV’siz faturalar için birkaç kod sunar; aralarında G (“ihracat, KDV hesaplanmadı”) ve O (“KDV kapsamı dışında”) var. Bunlar birbirinin yerine kullanılamaz: O’da satıcının KDV numarası faturada yer almamalıdır, G’de yer almak zorundadır. Doğrulayıcı, faturanın seçtiğiniz kategoriyle tutarlı olup olmadığına bakar. Kategorinin sizin işleminiz için doğru olup olmadığına bakmaz — ona mali müşaviriniz karar verir.

Aşağıdaki, kurgusal veriyle hazırlanmış ölçülmüş bir örnek çalışmadır — müşteri işi değildir. Tekirdağ’da bir tekstil ihracatçısı, bir Alman firmasına üç kalem ürün ve navlun faturalıyor; aynı teslimat bir de Alman kamu kurumuna XRechnung olarak faturalanıyor. Tüm dosyalar ve raporlar aşağıdan indirilebilir.

Satıcı “Örnek Tekstil A.Ş.”, alıcı “Muster GmbH” ve kurum “Stadt Musterstadt” uydurmadır; her dosyada bu açıkça yazıyor. Vergi numaraları, IBAN (IBAN kayıt belgesindeki örnek IBAN), BIC, e-posta alan adları ve Leitweg-ID (KoSIT test paketindeki biçimde) temsili değerlerdir. Fatura verisini ve tasarımı kendim hazırladım; üçüncü taraf bir belge kullanılmadı. Doğrulayıcılar açık kaynaklıdır: Mustang 2.22.0 (Apache 2.0, içinde veraPDF) ve 31 Ağustos 2026 tarihli XRechnung 3.0.2 yapılandırmasıyla KoSIT Validator 1.6.3 (Apache 2.0).

Fatura: 4,20’den 500 tişört, 6,35’ten 300 el havlusu, 18,90’dan 120 bornoz ve 150,00 navlun — satırlar net 6.273,00, toplam 6.423,00 EUR; KDV kategorisi G, oran %0, istisna kodu VATEX-EU-G. “Öncesi” dosyası, bugün çoğu küçük ihracatçının gönderdiği gibi ofis programından alınmış sıradan bir PDF’tir.

Sıradan PDF’teki 107 başarısız kontrol: 100’ü PDF/A çıktı profili olmadan kullanılan renk için (veraPDF bu kuralda listelemeyi 100’de keser), 6’sı belge bilgilerinin XMP meta verisiyle uyuşmaması, 1’i XMP meta verisinin hiç olmaması.

İki e-fatura da iki doğrulayıcıdan hatasız ve uyarısız geçti. Sıradan PDF ise beklendiği gibi kaldı — o bir e-fatura değil.

Temiz bir sonuç ancak doğrulayıcı hataya tepki veriyorsa bir anlam taşır. Bu yüzden XRechnung dosyasının dört kopyasını bilerek bozdum. İki doğrulayıcı da dördünü de reddetti ve her seferinde doğru kuralı gösterdi.

Yeşil bir rapor, dosyanın kurallara uyduğunu söyler. Faturanın doğru olduğunu söylemez.

Kural setlerinin de sürümleri var: Mustang 2.22.0 içinde XRechnung schematron 2.4.0 bulunuyor, KoSIT yapılandırması 2.6.0’ı kullandı. Burada ikisi de geçti; farklı sürüm kullanan bir müşteri farklı sonuç görebilir. PDF erişilebilirliği (PDF/UA) değerlendirilmedi.

Tablolara güvenmek zorunda değilsiniz. ZIP dosyasında iki PDF, iki XML, PDF’ten çıkarılan XML, tüm Mustang ve KoSIT raporları ve görselleştirmeler var.

Görüntü PDF’lerini Mustang, bir Alman alıcının göreceği gibi Almanca alan adlarıyla üretir. XML’i görmek için hibrit PDF’i Acrobat Reader’da açıp eklere bakın.

Doğrulayıcılardan geçen e-faturaları, bunu gösteren raporları ve doğrulayıcıların doğrulayamadığı noktaların yazılı listesini alırsınız.

• ZUGFeRD / Factur-X hibrit PDF’ler (PDF/A-3; müşteriniz başka bir profil istemedikçe EN 16931) ve/veya CII ya da UBL sözdiziminde XRechnung 3.0 XML.
• Her dosya için Mustang ve KoSIT doğrulama raporu ve XML’in okunabilir görüntüsü.
• Faturayı kendiniz kesmek istiyorsanız: verinize göre bir şablon ve her yeni faturayı göndermeden önce nasıl doğrulayacağınızı anlatan kısa bir iş akışı.
• Programınızın ürettiği dosyalar için: takılan her kuralı, ilgili alanı ve neyin değişmesi gerektiğini (program ayarı mı, cari kart bilgisi mi) gösteren bir bulgu raporu.
• Bana ait olmayan kararların listesi (KDV kategorisi, istisna ifadesi, gönderim kanalı) — mali müşavirinize ya da müşterinize götürebilmeniz için.

Önce gerçek bir faturanızı gönderirsiniz; fiyat, iş başlamadan sabitlenir.

1. Bir fatura gönderin. Yakın zamanda kestiğiniz bir PDF, müşterinin reddettiği bir e-fatura ya da müşterinin şartları (format, Leitweg-ID, portal). Neyin eksik olduğunu, mali müşavirinizin karar vermesi gereken noktalar dahil söylerim.
2. Kapsamı ve sabit fiyatı alırsınız — fatura seti ya da şablon için, iş başlamadan önce.
3. İşi yaparım. Test faturası olarak işaretlenmiş önizleme dosyalarını doğrulama raporlarıyla birlikte alırsınız; müşterinizle ya da varsa portalın test ortamında kontrol edebilirsiniz.
4. Onayınızla son dosyalar, şablon ve bulgu raporu teslim edilir.

Her işi malzemeyi gördükten sonra fiyatlıyorum. Tek KDV oranlı tek bir serbest çalışan faturası ile iskontolu, birden fazla dövizli ve iade faturalı aylık bir ihracat işi aynı iş değildir. Set ya da şablon için sabit fiyatı iş başlamadan alırsınız — saat ücreti işlemez.

Alman ve Fransız firmaları fatura işlemlerini yapılandırılmış e-faturaya taşıyor; bu da müşterilerin talepleri üzerinden yurt dışındaki tedarikçilere ulaşıyor. Kuralların firmanız için ne anlama geldiği mali müşavirinizin ya da vergi danışmanınızın konusudur; bu sayfa teknik tarafı anlatır.

• Almanya, firmalar arası. Alman Maliye Bakanlığı’nın e-fatura sorular-cevaplar sayfasına (Mart 2026 itibarıyla) göre Almanya’da yerleşik firmalar 1 Ocak 2025’ten beri e-fatura alabilmek zorunda; bunun için bir e-posta kutusu yeterli. 31 Aralık 2026’ya kadar her fatura düzenleyen başka türde fatura da gönderebilir; önceki yıl cirosu 800.000 avroya kadar olanlar için bu süre 2027 sonuna uzuyor. Ondan sonra yurt içi firmalar arasındaki işlemlerde e-fatura zorunlu. Aynı sayfa XRechnung’u ve 2.0.1 sürümünden itibaren ZUGFeRD’yi (MINIMUM ve BASIC-WL profilleri hariç) uygun format olarak sayıyor.
• Almanya dışındaki tedarikçiler. Alman zorunluluğu, Almanya’da yerleşik firmalar arasındaki işlemler için geçerli. Türkiye’deki bir tedarikçi bu nedenle kural olarak zorunluluğun doğrudan muhatabı değil — ama Alman müşterinin gelen fatura süreci yapılandırılmış faturaya göre kuruluyor ve müşteriler bunu giderek daha sık istiyor. Almanya’da KDV kaydınız ya da sabit bir işyeriniz varsa, kuralların size nasıl uygulandığını vergi danışmanınıza sorun.
• Almanya, kamu sektörü. Aynı sayfa (soru 4a), kamu kurumlarına mal ve hizmet verenlerin ihale mevzuatı gereği elektronik fatura kesmekle yükümlü olduğunu belirtiyor. Federal kurumlar için E-Rechnungsverordnung § 3 elektronik faturayı zorunlu tutuyor; 1.000 avroya kadar doğrudan alımlar istisna. Eyaletlerin kendi kuralları var. XRechnung ve Leitweg-ID gerekip gerekmediğini sözleşme ya da sipariş söyler.
• Fransa. Fransa Ekonomi Bakanlığı’na göre 1 Eylül 2026’dan beri tüm firmalar e-fatura alabilmek, büyük ve orta ölçekli firmalar da e-fatura düzenlemek zorunda; küçük ve mikro işletmeler için düzenleme zorunluluğu 1 Eylül 2027’de, devletin onayladığı platformlar üzerinden başlıyor. Zorunluluk Fransa’da yerleşik, KDV mükellefi firmalar arasındaki işlemleri kapsıyor; sınır ötesi işlemler ayrı bir veri bildirimiyle (e-reporting) izleniyor. Factur-X reformda kullanılan formatlardan biri; Fransız müşterilerin bunu istemesinin nedeni bu.
• Türkiye. GİB e-Fatura ve e-Arşiv yükümlülükleriniz bunlardan bağımsız olarak devam ediyor. Aynı satış hem Türkiye’de kendi kurallarına göre belgelenir hem de Alman ya da Fransız müşteriye onun formatında ulaşır; ikisinin nasıl eşleştirileceğini mali müşavirinizle konuşun.

Kısacası: yurt dışındaki bir tedarikçi için baskı size yönelik bir yasadan değil, müşterinin tarafından geliyor. Doğru bir e-fatura, ödemenizi almayı kolaylaştırır.

2026 sonuna kadar birçok Alman müşteri PDF’i hâlâ işleyebiliyor ve Türkiye’deki bir tedarikçiyi geçişe zorlayan bir Alman kuralı yok. Ama Alman firmaları Ocak 2025’ten beri e-fatura alabilmek zorunda ve süreçlerini buna göre kuruyor. Müşteri ZUGFeRD ya da XRechnung istediğinde soru genellikle “ne zaman”dır, “olacak mı” değil.

Alman kamu kurumları için genellikle XRechnung, siparişinizdeki Leitweg-ID ile. Almanya ve Fransa’daki özel firmalar için yaygın seçim EN 16931 profilinde ZUGFeRD / Factur-X hibrit faturadır, çünkü yalnızca PDF’e bakan kişiler için de çalışır. Müşterinize sorun; bir tercihi yoksa hibrit faturayı öneririm.

Buna mali müşaviriniz karar verir; ben de doğrulayıcı da değil. Örnek çalışmada G kategorisi (ihracat, KDV hesaplanmadı) ve VATEX-EU-G istisna kodu kullanıldı; dosya tutarlı olduğu için doğrulayıcılar kabul etti. Başka bir kategori, faturada hangi verinin bulunabileceğini ve bulunması gerektiğini değiştirir; mali müşavirinizin kararını uygularım.

Hayır. Peppol erişim noktası işletmiyorum ve sizin adınıza fatura göndermiyorum. Müşteriniz Peppol teslimi istiyorsa bir erişim noktası sağlayıcısına ihtiyacınız var; hazırladığım dosyalar aynı EN 16931 ve XRechnung kurallarına uyar.

Hayır. Türkiye’deki fatura yükümlülükleriniz, GİB’e karşı e-Fatura ve e-Arşiv dahil, ayrı ve aynen devam eder. Alman ya da Fransız müşteri kendi formatında bir e-fatura alır; aynı satışın Türkiye’de nasıl belgeleneceğini mali müşaviriniz düzenler.

Evet. Müşterinin reddettiği ya da emin olmadığınız bir dosyayı gönderin. Doğrulama raporlarını, takılan kuralları sade Türkçe açıklamalarıyla ve neyin değişmesi gerektiğini alırsınız — çoğu zaman programın kendisi değil, bir ayar ya da cari kartta eksik bir alan.

Hayır. Doğrulanmış dosya, raporda adı geçen sürümlerdeki kural setlerini karşılar. Müşteri farklı bir kural sürümü kullanabilir, kendi şartlarını ekleyebilir ya da faturayı ticari nedenlerle reddedebilir. Rapor, tam olarak neyin denetlendiğini gösterir.

• Erişilebilir PDF hazırlama (PDF/UA)
• Erişilebilir EPUB
• Erişilebilir Word ve PowerPoint
• Alt metin ve görsel betimleme
• C2PA içerik kimlik bilgileri
• EUDR GeoJSON hazırlama
• GS1 Digital Link karekod

Tek bir fatura — müşterinin reddettiği ya da Almanya veya Fransa’ya göndermek üzere olduğunuz. E-fatura hâlinin neye ihtiyaç duyduğunu ve hangi kararın yalnızca mali müşavirinize ait olduğunu açıkça söylerim.

Ali Karabüyük · Tekirdağ, Türkiye · dünyanın her yerindeki müşterilerle uzaktan çalışıyor · 2004’ten beri belge ve görsel üretimi, 2008’den beri profesyonel olarak.