Yeniden İş ve Servis Maliyeti Takibi Tablosu
Bu tablo, biten bir işe geri dönmenin bir yılda size kaça mal olduğunu ve bu paranın çoğunu hangi iki üç hatanın oluşturduğunu hesaplar.
Bu işte her iş, oraya bir kez gidilecekmiş gibi fiyatlanır. Bazısına iki kez gidilir, birkaçına altı kez. İkinci ziyaretin ne teklifi vardır ne faturası ne de muhasebede bir satırı; çoktan biten bir işin kârından ve bir sonrakine ayırabileceğiniz bir günden çıkar.
İçinde ne var
- Birbirine bağlı yedi sekme; Start Here’dan tek ekranlık Overview’a kadar.
- Setup — iki saat ücreti, garanti süresi ve kabul edeceğinize karar verdiğiniz yeniden iş oranı.
- Jobs — 80 satır. Her biten iş bir satır; hiç sorun çıkarmayanlar dahil.
- Callbacks — 400 satır. Her geri dönüş bir satır; saat, parça ve neden bilgisiyle.
- By Cause — her hatanın arkasındaki ziyaret sayısı, saat ve para, sıralı halde.
- By Job — hangi biten işin geri dönüşleri sırtladığı ve sizin doldurduğunuz tek sütun: kimin hatası.
Kimin için
Bir işi bitirip zaman zaman geri dönmek zorunda kalan her meslek: tesisat ve ısıtma, elektrik, doğrama, çatı, cam, zemin kaplama, kaba inşaat, beyaz eşya montajı, bilişim kurulumları, mağaza tefrişi.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
Dosyadaki işlenmiş yılda 42 tamamlanmış iş var; $239,390 fatura kesilmiş, bu işlerden $87,584 kâr kalmış. Birileri 69 kez geri dönmüş, bunun için 194,5 saat harcamış; ücret, yakıt ve parça olarak $11,853.54 çıkmış — yani o işlerin kârının %13,5’i. Dosya kaybedilen işi ayrı tutuyor: aynı saatler başkasına satılsa $12,059 edecekti; ikisi birlikte $23,912.54, kârın %27,3‘ü.
42 işin yalnızca 12’si araç kapıdan çıktığında gerçekten bitmiş; yani işlerin %71,4‘üne en az bir kez geri dönülmüş ve 69 ziyaretin 22’si ilk iki hafta içinde olmuş. Örnek yıldaki en net neden aşınma değil: 15 ziyaret, müşteriye cihazın nasıl kullanıldığını kimse göstermediği için yapılmış — 43 saat, hiç parça yok, $1,472. En pahalısı ek yerlerindeki sızıntılar: 17 ziyaret, $3,502, toplamın %29,5’i. Yeniden iş cironun %5,0’ini bulmuş; firmanın kabul edilebilir dediği oran %2,0’ydi.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. WhatsApp’tan sipariş ver — $9
Siparişler WhatsApp üzerinden alınıyor: yazın, ödeme bilgilerini ileteyim; ödeme onaylanınca dosyaları hemen göndereyim.
Dosyanın içi
Sık sorulan sorular
Bir işe ikinci kez gitmenin bana gerçekte kaça mal olduğunu nasıl hesaplarım?
Dosya, dönüş ziyaretinin kasadan çıkardığı ücret, yakıt ve malzeme maliyetini hesaplar; o saatlerin başka bir işte kazandırabileceği parayı ise ayrı tutar, çünkü bunlar iki farklı argümandır. Örnek yılda biten 42 işten 239.390 dolar fatura kesilmiş, 87.584 dolar kâr kalmış; 69 dönüş ziyareti 194,5 saat almış ve 11.853,54 dolara mal olmuş — kârın %13,5'i — üstüne o saatlerin kazandırabileceği 12.059 dolar var. İkisi birlikte 23.912,54 dolar, yani çoktan bitmiş işlerin kârının %27,3'ü.
Sadece tesisat ve kombi işi için mi?
Hayır — işi bitirip bazen geri dönmek zorunda kalan her meslek için çalışır: elektrik, marangozluk, çatı, cam, zemin kaplama, altyapı, beyaz eşya montajı, IT kurulumu, mağaza tadilatı. Sorunsuz bitenler dahil 80 iş ve 400 dönüş ziyareti satırı tutuyor. Örnek yılda 42 işin yalnızca 12'si araç ayrıldığında gerçekten bitmiş; yani %71,4'ü geri gelmiş ve dört işte dönüş ziyaretleri o işin kârının dörtte birini götürmüş.
Küçük dönüşleri kayda geçirmiyoruz — veri nereden gelecek?
Neredeyse kimse geçirmiyor, rakamın her seferinde şaşırtmasının sebebi de bu: bir çeyrek boyunca hepsini kaydedin ve görün. Her dönüş için saat, malzeme ve tek bir hüküm gerekiyor — kimin hatası: sizin, tedarikçinin, müşterinin ya da kimsenin — ve bu sütun tek başınıza karar vereceğiniz değil, işi yapan kişiyle tartışacağınız bir sütun. Hatayı müşteri yaptıysa yine de girin ve onun olarak işaretleyin; yolu siz gittiniz ve dosya size sizin olmayan hataların bu yıl kaça mal olduğunu gösterir.
Google Sheets'te çalışır mı, yoksa Excel şart mı?
İkisinde de çalışır — dosya .xlsx olarak kurulu, Windows veya Mac'te Excel 2016 ve üzeriyle açılıyor, Google Sheets'e Dosya > İçe Aktar > Yükle ile giriyor. LibreOffice de açar. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok, abonelik yok: dosyayı indiriyorsunuz ve sizin oluyor.
Bu, ustaları suçlamak için mi?
Hayır, ve dosya bunu sayfanın üstünde açıkça yazıyor: en büyük ve en karmaşık işleri kim yapıyorsa 'kim gitti' tablosunun tepesinde hep o olur; bu bir hüküm değil, bir konuşmanın başlangıcıdır. Bu bir iş takip, ajanda veya teknisyen planlama sistemi değil; teklif veya fatura programı değil; araç stoğu paketi de değil ve hiçbir şeye bağlanmıyor — senkronizasyon yok, giriş yok, sizden şifre veya iş programı erişimi istemiyorum. Dönüşleri durdurmaz; neye mal olduklarını ve paranın hangi iki-üç hatada toplandığını söyler — örnek yılda 69 ziyaretin 22'si teslimden sonraki on dört gün içinde olmuş ve 15'i sadece müşteriye cihazın nasıl kullanılacağı gösterilmediği için.
Kurumunuza özel çözüm
Bu tablo, araçla sahaya çıkan, teknisyenini saat ücretiyle çalıştıran, parçasını bayiden alan ve servis dönüşlerini kendi cebinden karşılayan bir işletme varsayıyor. Sizinki farklıysa — geri dönüşün zaten bakım bedeline dahil olduğu servis sözleşmeleri, üreticiden geri talep ettiğiniz arızalı parçalar, saat yerine iş başına ödediğiniz taşeron ekipler — aynı hesabı sizin iş ve ikinci ziyaret düzeninize göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.