Tahsilat Maliyeti Takibi Tablosu
Bu tablo, tahsilatın her yolunu ayrı ayrı fiyatlar: komisyon, işlem başı sabit ücret, harcanan dakikalar, paranın beklediği günler ve hiç gelmeyen kısım.
Ödeme yöntemleri için size gösterilen her karşılaştırma tablosunda tek bir sayı vardır: yüzde. O tablolarda işlem başına sabit ücret yoktur; sayma, bankaya yatırma, mutabakat ve tahsilat takibine giden zaman yoktur; paranın başkasının hesabında beklediği günler yoktur; hiç gelmeyen para hiç yoktur.
İçinde ne var
- Tahsilatlar — kasa ve yöntem başına haftada tek satır yeter: satır başına dört bilgi, adet ve tutar; zaten kasanızın size söylediği şeyler.
- Yönteme Göre — tahsilatın her yolu, ilan edilen yüzdesiyle değil, gerçek maliyetiyle fiyatlanır.
- Noktaya Göre — aynı para, nereden girdiğine göre ayrılır; çünkü nereden girdiği hem ödeme şeklini hem satış tutarını belirler.
- Satış Büyüklüğüne Göre — her aralık iki kez fiyatlanır: alınan her dolar başına ve işlem başına. Küçük tutarlı kart ödemesi tartışması burada biter.
- Beklemenin Maliyeti — her tutarın başka yerde beklediği günler, tahsilat takibi ve hiç gelmeyen para.
- Kurulum ve Özet — üç sayı, kendi adlandırdığınız ve her biri altı sayı taşıyan on ödeme yöntemi ve yılın tamamı tek ekranda.
Kimin için
Paranın birden fazla yoldan girdiği her yer: mağaza, satış noktası, kafe, servis, kuaför, yapı marketi, internet satıcısı. Tek kasa ya da dört kasa fark etmez; “nereden” sütununa tek bir isim yazarsınız. Kasadan tahsilat yerine fatura kesiyorsanız dosyanın büyük kısmı havale olur ve bekleme ile takip sütunları asıl mesele haline gelir.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
$1,485,803 tahsilat ve 48.446 işlem üzerinde, parayı tahsil etmek $36,834 tutmuş — paranın %2,5‘i. Bunun yalnızca %57‘si komisyon.
Ne yüzdesi ne de sabit ücreti olan nakit %2,2‘ye mal olmuş — kart makinesinin %2,1‘inden daha pahalı. Taksitli tahsilatın maliyeti %10,5, ve yılın parasının $40,086‘sı sürekli başka bir yerde bekliyor.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. Etsy’den satın al — $9
Etsy mağazam ThePlainLedger üzerinden satılıyor; indirme, ödeme ve alıcı koruması Etsy tarafından yönetiliyor.
Dosyanın içi
Sık sorulan sorular
Tahsilatın bana gerçekte kaça mal olduğunu nasıl hesaplarım?
Yüzdelik komisyonun üzerine dört kalem daha eklersiniz: her işlemdeki sabit ücret, sayma-bankaya yatırma-mutabakat-takip için harcanan dakikalar, paranın başkasının hesabında beklediği günler ve hiç gelmeyen kısım. Dosyadaki işlenmiş yılda 1.485.803 dolarlık tahsilatın maliyeti 36.834 dolar çıkmış — cironun %2,5’i, işlem başına 0,76 dolar — ve bunun sadece %57’si komisyondu. Komisyonsuz yöntem maliyetsiz demek değil: nakit %2,2’ye, POS ise %2,1’e mal olmuş.
Biz kasadan tahsilat yapmıyoruz, fatura kesip havale bekliyoruz — işimize yarar mı?
Evet — o zaman dosyanın büyük kısmı havale/EFT olur ve bekleme günleri ile takip sütunları tam da sizin için vardır. İşlenmiş yılda havalenin ne yüzdesi ne sabit ücreti vardı ve yine de %1,9’a mal oldu: kırk bir günlük bekleme, peşinden koşma ve hiç gelmeyenler. Tek kasanız varsa da sorun değil; Where sütununa tek bir isim yazarsınız, geri kalanı aynı çalışır.
Her işlemi tek tek girmem gerekiyor mu, saatlik personel maliyetini bilmiyorsam ne yapayım?
Hayır — kasa başına, yöntem başına haftada tek satır yeter: adet ve tutar, yani kasanızın zaten size söylediği iki rakam. Tahmin etmeniz gereken iki sayı var: bir saatlik çalışma maliyeti (maaş artı üzerine ödedikleriniz, elinize geçen saate bölünür) ve paranın size maliyeti (kredi ya da KMH faiziniz); ikincisi yalnızca bekleme sütununu etkiler. Kabaca doğru olmak, hiç yazmamaktan iyidir.
Bu dosya Google Sheets’te çalışır mı, yoksa Excel şart mı?
Evet — dosya .xlsx olarak kurulu. Windows veya Mac’te Excel 2016 ve üzerinde açılır, Google Sheets’e Dosya → İçe Aktar → Yükle ile alınır, LibreOffice’te de çalışır. Makro yok, eklenti yok, hesap açmanız gerekmiyor, kurulum yok, abonelik yok — dosyayı indirirsiniz ve sizin olur. İki dosya alırsınız: biri işlenmiş yıl dolu haliyle, diğeri aynı sekmeler ve formüllerle tamamen boş; yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz.
POS komisyonumu düşürür mü, bankama veya sanal poza bağlanıyor mu?
Hayır — bu bir kasa programı, ödeme altyapısı veya mutabakat aracı değil; hiçbir yere bağlanmıyor, hiçbir yere giriş yapmıyor, muhasebe ya da vergi tavsiyesi de vermiyor. Dosyada hiçbir banka veya ödeme kuruluşu adı geçmiyor: adlarını kendinizin koyduğu on boş slot ve her biri için altı sayı var. Kimsenin oranını düşürmez; her tahsilat yönteminin size gerçekte kaça mal olduğunu söyler, siz de oran pazarlığını elinizde rakamla yaparsınız.
Kurumunuza özel çözüm
Bu dosya, birkaç ayrı yoldan gelen tahsilat varsayıyor: kasadan ya da banka hesabına. Sizde durum farklıysa — işin yarısını doksan gün sonra sigorta şirketinden tahsil eden bir servis, kart makinesinin yanında cari hesapla da çalışan bir toptancı, parayı iki hafta bekletip kendi komisyonunu düşerek ödeyen bir pazaryerinden satan bir satıcı — aynı hesabı sizin tahsilat düzeninize göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.