Şüpheli Alacak ve Zarar Yazma Takibi Tablosu
Bu tablo, zarara yazdığınız alacağı kendi brüt kâr marjınız üzerinden yeniden yapmanız gereken satışa çevirir.
Şüpheli alacak bir para kaybı değil, kâr kaybıdır; bir liralık kârı yapmak için birkaç lira satış gerekir. Dolayısıyla dürüst rakam zarara yazdığınız tutar değildir; başladığınız yere dönmek için şimdi ne kadar satmanız gerektiğidir — üstüne de o alacağı takip etmek için harcanan saatler.
İçinde ne var
- Zarar Yazmalar — vazgeçtiğiniz her fatura için tek satır: referans, müşteri türü, nasıl sonuçlandığı, üç tarih, fatura tutarı, tahsil edilen tutar, takibe harcanan saat ve varsa avukat/tahsilat masrafı.
- Müşteri Türüne Göre — elinizde bulunan her yüz hesaba düşen zarar; böylece en büyük grup otomatik olarak en kötü grup gibi görünmez.
- Ne Kadar Bekledi — her alacak vadesinden vazgeçtiğiniz güne kadar yaşlandırılır ve fazladan takip edilen her ayın gerçekte ne getirdiği yazılır.
- Uyarı İşaretleri — her satırda iki soru: müşteriyi araştırdınız mı ve bunu önceden görebilir miydiniz?
- Yerine Koymak — zarar, kendi brüt marjınız üzerinden yeniden yapılması gereken satışa ve kaç günlük ciroya çevrilir.
- Kurulum ve Özet — üç sayı, kendi adlandırdığınız iki liste ve tüm yılı tek ekranda gösteren özet.
Kimin için
Vadeli mal veya hizmet veren her yer: toptancı, bayi, matbaa, nakliyeci, ajans, servis, mülk sahibi, serbest meslek bürosu. Yılda iki üç alacağı zarara yazıyorsanız dosya yılda on dakikanızı alır; üç yılı tek dosyada tutmak, tek yıla bakmaktan çok daha fazlasını söyler.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
İşlenmiş yılda 380 zarar kaydı $221,402 tahsil edilmemiş alacak bırakmış, takip için ayrıca $26,073 harcanmış. %24,5 brüt marjla bu, yeniden yapılması gereken $1,010,100 satış demek — on üç günlük ciro.
Hiç araştırılmamış hesaplar yüz hesapta 52,4 oranında batmış; araştırılmış hesaplarda bu oran 5,3. Bir yılı aşan takip, alacak başına iki buçuk saate karşılık %0,8 geri getirmiş; doksan günün altındaki takip ise yarım saate karşılık %15,5.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. Etsy’den satın al — $9
Etsy mağazam ThePlainLedger üzerinden satılıyor; indirme, ödeme ve alıcı koruması Etsy tarafından yönetiliyor.
Dosyanın içi
Sık sorulan sorular
Şüpheli alacağın gerçek maliyetini nasıl hesaplarım?
Silinen para üzerinden değil, kendi kâr marjınızla yeniden kazanmanız gereken ciro üzerinden. Örnek yılda 221.402 dolar silinmiş, üzerine 26.073 dolar takip masrafı binmiş; %24,5'lik brüt marjla bu, yerine konması gereken 1.010.100 dolarlık ciro, yani on üç günlük iş demek. Şüpheli alacak, muhasebedeki silme kaleminin yazdığının üç ila beş katına mal olur.
Yılda sadece iki üç tane siliyoruz ve yapı malzemesi bayii de değiliz.
O zaman yılda on dakikanızı alır ve hesap başına görünüm yine hangi tür müşteri olduklarını gösterir; tek dosyada üç yıl, tek yıldan iyidir. Vadeli satış yaptığınız her yerde çalışır: toptancı, matbaa, nakliyeci, ajans, oto servis, mülk sahibi, serbest meslek bürosu.
Brüt kâr marjımızı tam olarak bilmiyoruz, sorun olur mu?
En iyi tahmininizi kullanın; yerine konacak ciro rakamının amacı virgülden sonrası değil, büyüklük mertebesidir. Dosyadaki tek yorum gerektiren yerler satır başına iki sorudur: kontrol ettiniz mi (Evet, Kısmen, Hayır) ve önceden görebilir miydiniz (Evet, Belki, Hayır). Geri kalan her şey elinizdeki evrakta zaten var: üç tarih, faturalanan tutar, geri gelen tutar, takip için harcanan saatler ve varsa hukuk veya tahsilat masrafları.
Excel şart mı, Google Sheets açar mı?
İkisi de açar, LibreOffice de. Dosya .xlsx olarak kurulu, Excel 2016 ve üzeri (Windows veya Mac) ile çalışır, Google Sheets'e Dosya > İçe Aktar > Yükle ile girer. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok, abonelik yok.
Müşteri ismi tutuyor mu, güncel alacakları takip ediyor mu?
İsimleri yalnızca siz yazarsanız tutar; bir referans numarası yeterlidir ve dosyanın isme hiç ihtiyacı yoktur. Güncel alacak takibi yapmaz: bugün kimin size borçlu olduğunu zaten defteriniz söylüyor, bu dosya ise vazgeçmenin üç yılda size neye mal olduğunu ölçer. Kredi kontrol servisi, satış defteri ya da tahsilat platformu değildir ve hukuki, kredi veya vergi danışmanlığı vermez.
Kurumunuza özel çözüm
Bu dosya vadeli cari hesaplar, vade tarihli faturalar ve bir tahsilat takibi varsayıyor. Sizde risk başka türlü oluşuyorsa — alacağı fatura değil kira gecikmesi ve boş kalan bir birim olan mülk sahibi, hiç faturalanmamış devam eden işi zarara yazan bir büro, müşterisi iflas edince kırk sevkiyatı birden yanan bir nakliyeci — aynı hesabı sizin durumunuza göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.