Stok ve Satın Alma Siparişi Takibi Tablosu
Bu stok takip tablosu raftaki malı yoldaki malla birlikte sayar; böylece salı günü gelecek ürün için bir daha sipariş açmanızı istemez.
Rafta sekiz bardak kalmış, haftada on iki satıyorsunuz — yüz altmış tane daha sipariş ediyorsunuz. Oysa iki yüz kırk tanesi çoktan yolda, salı günü gelecek. Her stok tablosu rafta ne olduğunu bilir; bu tablo yolda ne olduğunu da bilir.
İçinde ne var
- On bir bağlı sekme ve 7.300’den fazla formül: Setup, Products, Suppliers, Purchase Orders, PO Lines, Stock Movements, Stock on Hand, Reorder List, Valuation Report, Dashboard ve Start Here.
- Products — her ürün için tek satır: maliyet, satış fiyatı, sipariş noktası, tamamlanacak seviye, tedarikçi, konum ve açılış miktarı.
- Stock on Hand — eldeki miktar, yoldaki miktar, karşılama süresi, ortalama maliyet ve stok değeri kendiliğinden hesaplanır. Karşılanan miktar = eldeki + yoldaki; sipariş uyarısı da tam olarak bu rakamı okur.
- Reorder List — ORDER, stok sipariş noktasına düşmüş, alım yapılmalı demek; LOW ise mal yolda ama satış hızınızı karşılayacak kadar hızlı gelmiyor demek.
- Purchase Orders ve PO Lines — 80 sipariş ve 300 satır; kısmi teslimatlar, kaç gün geciktiği ve gelmeyi bekleyen tutar. Yanındaki Suppliers sekmesinde ödeme vadesi, tedarikçinin söz verdiği teslim süresi, gerçekte tutturduğu süre ve zamanında teslim oranı durur.
- Valuation Report — kategori bazında, maliyet ve satış fiyatı üzerinden yazdırılabilir stok değeri; FIFO ya da LIFO ile değil, mal girişinde fiilen ödediğiniz birim maliyetlerin ağırlıklı ortalamasıyla. Kapasite: 100 ürün, 25 tedarikçi, 80 sipariş, 300 sipariş satırı, 800 stok hareketi, 12 ay.
Kimin için
Küçük dükkânlar, üreticiler ve birden fazla tedarikçiden mal alan herkes için. Dosya başına tek işletme çalışır ve bilerek bir kasa/POS programı değil: barkod okutma, parti veya seri numarası takibi ve muhasebe kaydı içermez.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
Dolu dosya bir ev tekstili ve züccaciye dükkânının işlenmiş altı ayı: 8 tedarikçiden alınan 40 ürün ve dönem boyunca açılmış 43 satın alma siparişi. Mal girişleri, satışlar, iadeler, sayım düzeltmeleri, kırık ve kayıp Stock Movements sekmesine tek tek yazılmış durumda. Dosyadaki her stok değeri liste fiyatından değil, bu gerçek giriş maliyetlerinden çıkıyor.
Anlattığı şey de baştaki sahnenin ta kendisi. Rafta sekiz bardak varken haftada on iki satmak acil bir durum gibi görünür; ta ki karşılama sütunu yoldaki 240 adedi hesaba katana kadar — ve sipariş etmek üzere olduğunuz 160 adet sipariş edilmeden kalır. Boş dosya da aynı 7.300+ formülle kurulu gelir, yani ilk kaydınızdan itibaren aynı hesabı yapar.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. Etsy’den satın al — $9
Etsy mağazam ThePlainLedger üzerinden satılıyor; indirme, ödeme ve alıcı koruması Etsy tarafından yönetiliyor.
Sık sorulan sorular
Yolda olan malı tekrar sipariş etmemi nasıl engelliyor?
Karşılama rakamı eldeki miktar ile yoldaki miktarın toplamıdır ve sipariş uyarısı tam olarak bu rakamı okur. Rafta sekiz adedi kalmış ama 240 adedi yolda olan bir ürün ORDER olarak işaretlenmez; yalnızca gelen mal satış hızınızı karşılamıyorsa LOW görünür. Açık siparişler siz mal girişi yaptıkça bu rakamı kendiliğinden günceller.
Birkaç yüz kalemi olan bir dükkâna uygun mu?
Dosya 12 ay boyunca 100 ürün, 25 tedarikçi, 80 sipariş, 300 sipariş satırı ve 800 stok hareketi için kurulu. Küçük dükkânlar, üreticiler ve birden çok tedarikçiden alım yapanlar hedef kullanıcı. Bu kapasitenin üstünde bir hacimde tabloyla değil, gerçek bir stok programıyla çalışmak daha doğru olur.
Mevcut stok miktarlarımı bilmiyorum, yine de başlayabilir miyim?
Evet — sayım yaptığınız gün her ürün için bir açılış miktarı girip hareketleri oradan büyütürsünüz. Products sekmesinde tam da bunun için bir açılış miktarı sütunu var. Dolu dosyada bir dükkânın altı ayı hazır duruyor — 40 ürün, 8 tedarikçi, 43 sipariş — böylece tek bir sayım yapmadan önce her sütunun ne beklediğini görürsünüz.
Excel'im yok, Google Sheets'te kullanabilir miyim?
Evet — dosya .xlsx olarak kurulu ama yükleyip Google E-Tablolar ile açtığınızda bütün formüller çalışır. Excel 2016 ve üzeri Windows ve Mac'te, LibreOffice de sorunsuz açar. Makro ve eklenti olmadığı için geçişte bozulan bir şey olmaz.
Barkod okuyor ya da kasama bağlanıyor mu?
Hayır — içinde barkod okutma, kasa bağlantısı, parti ya da seri numarası takibi yok. Hiçbir mağaza sistemine, bankaya veya tedarikçi hesabına bağlanmaz; mal girişlerini, satışları ve düzeltmeleri siz yazarsınız. Bu bir stok ve sipariş dosyası; ne POS programı ne de muhasebe yazılımı.
Kurumunuza özel çözüm
Bu dosya tek işletme, ürün başına tek depo ve sipariş verip mal girişi yaptığınız tedarikçiler varsayıyor. Birden çok şubeniz varsa, ürünü parçalardan monte ediyorsanız ya da satılana kadar size ait olmayan konsinye mal tutuyorsanız, aynı karşılama ve değerleme hesabını stokunuzun gerçek akışına göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.