Şartlı Bağış ve Hibe Takibi Tablosu
Bu tablo, bankadaki paranın gerçekten harcayabileceğiniz kısmıyla yalnızca başkası adına tuttuğunuz kısmı birbirinden ayırır.
Şartlı para, küçük bir derneğin hesaplarındaki en tuhaf kalemdir. Diğer her şeyle aynı banka hesabına düşer, bakiyeyi sağlıklı gösterir ve neredeyse hiçbiri, aslında geceleri uykunuzu kaçıran şeye harcanamaz.
İçinde ne var
- Birbirine bağlı yedi sekme; Start Here’dan tek ekranlık Overview’a kadar.
- Setup — dört sayı ve bunlardan biri düpedüz banka bakiyesi.
- Funds — 40 satır. Her hibe bir kez yazılıyor, kullanım dönemiyle birlikte.
- Spending — 600 satır. Her ödeme bir satır ve yazıldığı fonun dönemine göre kontrol ediliyor.
- By Fund — her hibede kalan tutar, kalan süre ve bunu bitirmek için ayda ne harcamanız gerektiği.
- What Is Actually Free — yönetim kurulu toplantısına götürdüğünüz sekme.
Kimin için
Şartlı gelen para tutan her kurum: küçük dernek ve vakıflar, kulüpler, okul aile birlikleri, mahalle ve topluluk grupları, araştırma bütçeleri; kısacası kaynağı verenin ne için verdiğini söylediği her yer.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
İşlenmiş yılda banka ekstresi $89,900 diyor; ama bunun $66,490’ı henüz harcanmamış şartlı para, dolayısıyla gerçekten serbest olan $23,410. Yönetim kurulunun kendi yazdığı rezerv politikası üç aylık işletme gideri, yani $28,800 istiyor. Aradaki $5,390 açık, kurumun elinde banka bakiyesinin vaat ettiği dokuz ay değil, 2,4 aylık nefes payı olduğu anlamına geliyor.
Bunun arkasında 11 aktif hibe var: $179,100 tahsis edilmiş, $114,245 harcanmış, $64,855 harcanacak; tüm hibe parasının %63,8’i kullanılmış. Bu hibelerden dördünün son harcama tarihi 90 günün içinde ve içlerinde toplam $30,601 duruyor; en sıkışığına 13 gün kalmış. Şartlı paranın tamamını süresinde kullanmak için kurumun ayda $23,624 harcaması gerekiyor; oysa hiçbir ay bunun yarısını bile harcamamış. İki fon zaten $1,635 aşılmış ve bu fark sessizce serbest bakiyeden çıkmış.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. WhatsApp’tan sipariş ver — $9
Siparişler WhatsApp üzerinden alınıyor: yazın, ödeme bilgilerini ileteyim; ödeme onaylanınca dosyaları hemen göndereyim.
Dosyanın içi
Sık sorulan sorular
Banka bakiyemizin ne kadarını gerçekten harcayabileceğimizi nasıl hesaplarız?
Her hibeyi ve o hibeye yazılan her ödemeyi listeliyorsunuz; dosya da henüz harcanmamış kısıtlı parayı banka bakiyesinden düşerek gerçekten serbest olan tutarı bırakıyor. Örnek yılda ekstre 89.900 dolar diyor, henüz harcanmamış kısıtlı para 66.490 dolar ve gerçekten serbest olan 23.410 dolar — 28.800 dolarlık rezerv politikasına karşı 5.390 dolar açık ve yalnızca 2,4 aylık nakit. Banka bakiyesine bakıldığında aynı kurum dokuz aylık nakit tutuyormuş gibi görünüyor.
Biz dernek/vakıf değiliz — yine de işimize yarar mı?
Dosya sizin ne olduğunuza bakmıyor: şartlı gelen para tutan her kurumda tam olarak bu sorun var — bir kulüp, okul aile birliği fonu, mahalle derneği, araştırma bütçesi, muhtarlık. Kısıtlı olup olmadığının testi basit: fonu veren neye harcanacağını söylediyse o para kısıtlıdır; adına hibe, ödül, bağış ya da sözleşme demesi fark etmez. Yedi bağlantılı sekmede 40 fon ve 600 harcama satırı tutuyor.
Rakamlar nereden gelecek, mali yıl sonumuz Haziran değilse ne olacak?
Setup sekmesinde dört sayı — biri doğrudan banka ekstresi — sonra Fonlar sekmesinde her hibe bir kez, Harcamalar sekmesinde her ödeme için bir satır; hepsi zaten elinizde olan evraktan. Kendi yıl sonu tarihinizi Setup'a yazın: dosyadaki bütün gün hesapları oradan ölçülür, yani tüm çalışma kitabı sizinle birlikte kayar. Sonra her ödeme, yazıldığı fonun harcama dönemine karşı kontrol edilir; son harcama tarihinden sonra ya da para gelmeden önce tarihlenen her kayıt işaretlenir.
Google Sheets'te çalışır mı, yoksa Excel şart mı?
İkisinde de çalışır — dosya .xlsx olarak kurulu, Windows veya Mac'te Excel 2016 ve üzeriyle açılıyor, Google Sheets'e Dosya > İçe Aktar > Yükle ile giriyor. LibreOffice de açar. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok, abonelik yok: dosyayı indiriyorsunuz ve sizin oluyor.
Fon muhasebesi yapıyor mu?
Hayır, yapmaya da çalışmıyor — muhasebenizin yanında durur ve muhasebenin en yavaş cevapladığı iki soruyu cevaplar: ne kadar kaldı ve ne kadar süre kaldı. Bu bir muhasebe programı değil; hibe başvuru veya bağış toplama aracı değil; bordro, faturalama değil; vergi, denetim veya hukuk tavsiyesi de değil. Hiçbir şey senkronize olmuyor, hiçbir yere giriş yapmıyor; sizden şifre, banka veya fon veren kurum girişi istemiyorum. Örnek yılda dört hibenin son tarihi 90 günün içindeymiş, içlerinde 30.601 dolar harcanmamış para varmış, en sıkışığına 13 gün kalmış ve iki fon toplam 1.635 dolar aşılmış durumdaymış.
Kurumunuza özel çözüm
Bu tablo, her biri belirli bir amaç ve son harcama tarihiyle gelen, tek banka hesabında duran hibeleri varsayıyor. Sizinki farklıysa — hakediş dosyasıyla taksit taksit çekilen çok yıllık destekler, üç ayda bir geriden ödenen hizmet sözleşmeleri, şartın bir sözleşmede değil bağışçının kendi cümlesinde olduğu kampanya bağışları ya da iki kurum arasında paylaşılan fonlar — aynı hesabı sizin paranızın taşıdığı gerçek koşullara göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.