Randevu Doluluk ve Boşluk Takibi Tablosu
Randevu defterindeki boş saatlerin hangilerine müşteri konabileceğini, hangilerinin en baştan satılamaz olduğunu ayıran bir tablo.
Doluluk oranı günün ne kadarının dolu olduğunu söyler, geri kalanının ne şekilde boş olduğunu asla söylemez. İki randevu arasındaki yirmi dakika geri kazanabileceğiniz bir zaman değildir; en baştan satılamaz bir zamandır ve her defterde, her gün yarım saat kadar birikir.
İçinde ne var
- Setup — üç sayı; ilki geri kalan her şeyi belirliyor.
- People — 20 satır; her uzman, koltuk ya da oda bir satır.
- Appointments — 2,000 satır, randevu başına altı bilgi.
- By Person — satılabilir boşluklarla ölü dakikalar ayrı ayrı, her satırda açıklayıcı bir cümleyle.
- By Day Of Week — haftanın hangi gününde boşluk oluştuğu.
- Overview — tüm çeyrek tek ekranda, ayrıca nereye ne yazılacağını anlatan Start Here sekmesi.
Kimin için
Kişiye ya da odaya randevu vererek çalışan her iş: kuaför, berber, diş hekimi, klinik, sürücü kursu, dövme stüdyosu, servis lifti, toplantı odası. Randevu listesini kullandığınız programdan altı sütun hâlinde dışa aktarmanız yeterli: tarih, uzman, başlangıç, bitiş, hizmet ve ücret. Sıralama uzman, tarih ve saat şeklinde olmalı; kaydığında haber veren bir kontrol sütunu da var.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
Dosyada işlenmiş bir çeyrek var: 3 kişi, 1,625 randevu, 1,560 saat açık ve 1,143 saat dolu. Yani 75.0% hedefe karşı 73.3% doluluk, $93,014 ciro ve dolu saat başına $81.37.
Boş kalan 417 saatin 221‘i, müşteri konabilecek kadar uzun 327 boşlukta duruyor: $17,962 ediyor, yani cironun 19.3%‘ü. Kalan 71 saat ise kimseye satılamayacak kadar kısa 282 boşluk; kişi başına günde 23 ölü dakika. Boş dururken ısıtılan, aydınlatılan, sigortalanan ve personeliyle bekleyen alanın maliyeti ise ayrıca $8,755.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. WhatsApp’tan sipariş ver — $9
Siparişler WhatsApp üzerinden alınıyor: yazın, ödeme bilgilerini ileteyim; ödeme onaylanınca dosyaları hemen göndereyim.
Dosyanın içi
Sık sorulan sorular
Randevu defterimdeki boşluklarda ne kadar para durduğunu nasıl hesaplarım?
Dosyaya satabileceğiniz en kısa randevu süresini yazıyorsunuz, o da gün içindeki her dolmamış aralığı ikiye ayırıyor: birine müşteri konabilecek boşluklar ve hiç kimseye satılamayacak kadar kısa olanlar. Dosyanın içindeki örnek çeyrekte bu, 221 saat ve 17.962 dolar değerinde 327 satılabilir boşluk (cironun %19,3'ü) ile hiçbir işe yaramayan 282 adet on beş dakikalık boşluk demek. %73,3 doluluk oranı bu ayrımı asla göstermez, çünkü iki boş saati de aynı şey sayar.
Sadece klinikler için mi?
Hayır — bir kişiye ya da bir odaya randevu sistemiyle satılan her iş için çalışır: kuaför, berber, diş hekimi, sürücü kursu, dövme stüdyosu, servis lifti, toplantı odası. Kişiler sekmesi 20 satır (her uzman, koltuk veya oda için bir satır), Randevular sekmesi 2.000 kayıt tutar. İki kişi aynı ölçüde dolu görünebilir — %73,6 ve %74,8 — ama günde 28 ve 22 ölü dakika kaybeder; bunlar birbirinden tamamen farklı iki konuşmadır.
Randevu listesini nereden bulacağım?
Randevuları hangi programla alıyorsanız oradan dışa aktarın: tarih, uzman, başlangıç, bitiş, işin adı ve fiyat — altı sütun, yapıştırın ve sıralayın. Bir çeyreklik veri fazlasıyla yeter. Sıralama uzman, sonra tarih, sonra başlangıç saati şeklinde olmak zorunda, çünkü boşluk hesabı buna dayanıyor; bu yüzden her satırı kontrol eden bir sütun ve sıralama bozulursa uyaran bir sayaç var. Gelmeyenleri ve iptalleri listeye koymazsanız o süre zaten boşluk olarak görünür; ücret aldıysanız gerçekte tahsil ettiğiniz tutarla girin.
Google Sheets'te çalışır mı, yoksa Excel şart mı?
İkisinde de çalışır — dosya .xlsx olarak kurulu, Windows veya Mac'te Excel 2016 ve üzeriyle açılıyor, Google Sheets'e Dosya > İçe Aktar > Yükle ile giriyor. LibreOffice de açar. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok, abonelik yok: dosyayı indiriyorsunuz ve sizin oluyor.
Randevu defterimi benim yerime doldurur mu?
Hayır — bu bir randevu, ajanda veya hatırlatma sistemi değil, vardiya/personel planlama programı da değil ve hiçbir şeye bağlanmıyor; hiçbir şey senkronize olmuyor, hiçbir yere giriş yapmıyor. Size hangi boş saatlere müşteri konabileceğini, hangilerinin zaten hiç satılamayacağını ve her birinin neye mal olduğunu söylüyor — örnek çeyrekte dolmayan 417 saat, oda sıcak, aydınlık, sigortalı ve temiz dursun diye 8.755 dolara mal olmuş. Sizden şifre, randevu sistemi erişimi veya müşteri kaydı istemiyorum; bir dosya indiriyorsunuz, işlemin tamamı bu.
Kurumunuza özel çözüm
Bu tablo tek bir adreste, kişiye ya da odaya verilen ve fiyatı belli randevular varsayıyor. Sizinki farklıysa — uzmanın iki oda arasında gidip geldiği bir düzen, hem kişinin hem cihazın aynı anda boş olmasını gerektiren işlemler ya da adrese gidilen ve yol süresinin de dolu sayılması gereken bir defter — aynı boşluk hesabını sizin çalışma düzeninize göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.