Özel Ders Gelir Takibi Tablosu
Bu tablo, ajandanızın kazanacağınızı söylediği ders ücretleriyle kasaya gerçekten giren para arasındaki farkı hesaplar.
Dolu bir ajanda, dolu bir hafta demek değildir. Dersler bir gece önceden iptal edilir, öğrenci gelmez, saat de siz boş tuttuğunuz için boş kalır. Bunların hiçbiri aldığınız paranın listesinde görünmez; hepsi kazandığınız paradan düşer.
İçinde ne var
- Birbirine bağlı altı sekme; Start Here’dan tek ekranlık Overview’a kadar.
- Setup — iptal kuralınız sayıya dökülmüş hali: kaç saat önce haber verilmeli, geç iptalin bedeli, gelmemenin bedeli, kilometre ücretiniz.
- Students — 40 satır. Ders, süre, ücret ve mesafe; sayılar, devam durumu ve para kendiliğinden hesaplanıyor.
- Lessons — 800 satır. Ajandadaki her ders bir satır; yapılmış olsun olmasın.
- Dört kelime bütün işi görüyor: yapıldı, zamanında iptal, geç iptal, gelmedi.
- The Gap — kuralınızın karşıladığı tutar, gerçekte tahsil ettiğiniz tutar ve her öğrencinin yanında neyi öğrendiğini gösteren tek kelime.
Kimin için
Kendi ajandasından birebir ders veren herkes: özel ders öğretmenleri, enstrüman ve şan hocaları, sürücü kursu eğitmenleri, spor ve yüzme antrenörleri, terapistler; kısacası her hafta belirli bir kişi için saat ayıran herkes.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
İşlenmiş öğretim yılında ajandada 562 ders var. 481‘i yapılmış, 81’i hiç olmamış — devam oranı %85,6. Ajandaya göre ücretlerin toplamı $21,570.00 olacakmış; tahsil edilen $18,600.00, yani $2,970.00 hiç kazanılmamış.
Kaybolan bu paranın $1,582.00’lık kısmını öğretmenin kendi iptal kuralı zaten karşılıyormuş. Gerçekte tahsil ettiği $200.00. Aradaki fark $1,382.00 — kendi kuralının yalnızca %12,6’sı uygulanmış — ve on sekiz öğrencinin on birinden bir yıl boyunca bir kez bile ücret alınmamış. Bu bir suçlama değil: kimse ateşi çıkmış bir çocuğa uygulamak için kural yazmaz. Mesele, istisnaların hep tek yönde birikmesi.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. WhatsApp’tan sipariş ver — $9
Siparişler WhatsApp üzerinden alınıyor: yazın, ödeme bilgilerini ileteyim; ödeme onaylanınca dosyaları hemen göndereyim.
Dosyanın içi
Sık sorulan sorular
İptal edilen ve gelinmeyen derslerin bana gerçekte neye mal olduğunu nasıl hesaplarım?
Ajandanızdaki her dersin yanına dört kelimeden birini yazarsınız — işlendi, zamanında iptal, geç iptal, gelmedi — ve dosya kendi iptal politikanızın kapsadığı tutarla fiilen tahsil ettiğinizi karşılaştırır. Dosyadaki örnek eğitim yılında ajandadaki 562 dersin 481'i işlenmiş, 81'i hiç gerçekleşmemiş; devam oranı %85,6 çıkmıştır. Politikanın kapsadığı $1,582.00'a karşılık tahsil edilen $200.00, aradaki fark $1,382.00'dır; yani kendi kuralının yalnızca %12,6'sı uygulanmıştır.
Evde değil kurumda ders veriyorum ve geç iptalde ücretin yarısını alıyorum; bu dosya bana uyar mı?
İkisi de olur — Ayarlar sekmesine geç iptal için %50 yazarsınız, bütün rakamlar buna göre hesaplanır; yol yapmıyorsanız kilometreyi sıfırda bırakırsınız. Dosya 40 öğrenci ve 800 ders tutar, yani yoğun bir öğretmen için tam bir eğitim yılı. Müzik, akademik ders, dil, spor — branş fark etmez. Bir sonraki yıl için dosyanın kopyasını alırsınız, böylece her yıl kendi geçmişini korur.
Yazılı bir iptal politikam hiç olmadı. Yine de kullanabilir miyim?
Evet — olmasını istediğiniz politikayı yazarsınız, dosya da o politikanın yıl boyunca ne kadar edeceğini gösterir. Bu rakam genelde politikayı yazılı hale getirmenin gerekçesi olur. Geç iptal oranını %0 bıraksanız bile dosya, boş kalan saatlerin normal ders ücretinizle ne ettiğini göstermeye devam eder.
Excel şart mı, Google Sheets yeter mi?
Google Sheets yeter — dosya .xlsx'tir ve Dosya > İçe Aktar > Yükle ile alınır; ayrıca Windows ve Mac'te Excel 2016 ve üzeri ile LibreOffice'te açılır. Makro yok, eklenti yok, kurulum yok. Üyelik ve abonelik de yok: dosyayı indirirsiniz, sizin olur.
Bu bir randevu sistemi mi, öğrencilere hatırlatma gönderiyor mu?
Hayır — ders planlamaz ve kimseye hiçbir şey göndermez. Zaten tuttuğunuz ajandadan yola çıkarak geçmiş dönemi ölçer. Fatura kesmez, kimseden para istemez, ders planı veya gelişim takibi değildir ve hiçbir ajandaya, bankaya ya da ödeme servisine bağlanmaz — hiçbir şey senkronize olmaz, hiçbir yere giriş yapılmaz.
Kurumunuza özel çözüm
Bu tablo, tek bir öğretmeni, ders başına ücreti ve yazılı bir haber verme süresini varsayıyor. Sizinki farklıysa — peşin faturalanan ve iptallerin para kaybı değil alacak hakkına dönüştüğü dönem sistemi, bir kişinin gelmemesinin salonu boşaltmadığı grup dersleri, her dersten pay alan bir kurs ya da ajans, yolun hiç olmadığı çevrimiçi dersler — aynı fark hesabını sizin ajandanıza ve kendi iptal kuralınıza göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.