Ön Ödeme ve Hakediş Takibi Tablosu
Bankadaki paranın ne kadarının gerçekten sizin olduğunu, ne kadarının henüz yapılmamış işin karşılığında elinizde durduğunu ayıran bir tablo.
Alınan ön ödeme bakiyeyi sağlıklı, yılı da kârlı gösterir; oysa ikisi de değildir — banka ekstresine yazılmış bir iş yapma sözüdür. Elinizde bu şekilde ne kadar para taşıdığınızı hiçbir mevcut kayıt söylemez, çünkü banka bakiyesi tek bir rakamdır ve üzerinde etiket yoktur.
İçinde ne var
- Setup — iki sayı ve ödeme planınızın iki ayrı sütun hâlinde yazılması.
- Jobs — 120 satır, iş başına dokuz bilgi.
- Money In — 500 satır, her tahsilat bir satır.
- By Stage — kendi ödeme planınızın işin önünde kaç puan gittiği.
- By Customer — kimin parasını, ne kadar tuttuğunuz.
- What You Owe In Work ve Overview — her iş sıralı ve yürüyen toplamla, ayrıca tüm tablo tek ekranda.
Kimin için
Teslimden önce parası alınan her iş: düğün ve organizasyon, mobilya ve mutfak imalatı, peyzaj, koçluk paketleri, eğitim programları, özel üretim, matbaa, günlük kiralık ev, kamp ve inziva programları. İptal olan işler de kapsanıyor: durumu işaretlediğinizde, üzerinde yapılacak iş kalmadığı hâlde parası duran bir iş yükümlülük olmaktan çıkıp iade edilecek para hâline geliyor.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
Dosyada 30 iş işlenmiş hâlde geliyor; toplam bedeli $1,329,400, bunun $978,171‘i tahsil edilmiş ama yalnızca $720,209‘u hak edilmiş. Banka ekstresi $312,000 diyor; oysa bunun $265,339‘u bitmemiş işin karşılığında tutulan para, yani bakiyenin 85%‘i. Gerçekten size ait olan kısım $46,661.
Defterdeki işlerin tamamını bitirmenin maliyeti $351,147, yani açık −$85,808. 18 işte elde tutulan para işi bitirmeye artık yetmiyor, 3‘ünde sınırda, 4‘ünde hâlâ yetiyor, 3‘ünde ise durum tam tersi: yapılan iş, alınan paranın önüne geçmiş. Örnek ödeme planında “malzeme siparişi” aşamasında paranın 55%‘i alınmış, işin ise 20%‘si bitmiş.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. WhatsApp’tan sipariş ver — $9
Siparişler WhatsApp üzerinden alınıyor: yazın, ödeme bilgilerini ileteyim; ödeme onaylanınca dosyaları hemen göndereyim.
Dosyanın içi
Sık sorulan sorular
Bankadaki paranın ne kadarının gerçekten benim olduğunu nasıl hesaplarım?
Her iş için tahsil ettiğinizi hak ettiğinizle karşılaştırırsınız; aradaki fark emanet duran paradır ve iş bitene kadar müşteriye aittir. İşlenmiş defterde 312.000 dolarlık banka bakiyesinin 265.339 doları müşterinin, 46.661 doları sizindi — bakiyenin %85’i. Setup ayrıca ödeme planınızı iki kez yazdırır: her aşamada tahsil ettiğiniz payın yanına o aşamada işin gerçekte ne kadarının bittiğini. İşlenmiş örnekte “malzeme sipariş edildi” aşamasında paranın %55’i alınmış, işin %20’si bitmiş — otuz beş puan önde.
Bu sadece müteahhitler için mi?
Hayır — teslimden önce parçası alınan her işe uyar: düğün ve organizasyon, doğrama, peyzaj, mutfak işleri, koçluk paketleri, kurslar, ısmarlama üretim, matbaa, günlük kiralık, inziva programları. Dosya 120 iş ve 500 tahsilat tutar; aşamalar başkasının değil sizin kendi ödeme planınızdır.
İşin ne kadarının bittiğini nereden bileceğim?
Tahmin edersiniz ve dosya bunu açıkça söyler — kabaca dürüst olmak, alternatifinden çok daha faydalıdır; alternatif, paranın ve işin birlikte ilerlediğini sessizce varsaymaktır. Her iş için dokuz şey, her tahsilat için bir satır girilir. İptal olan işlere durum bilgisi girersiniz; dosya o işe artık tamamlama maliyeti yazmayı bırakır ve elinizdeki parayı yükümlülük değil iade olarak görür.
Google Sheets’te çalışır mı, kurulum gerekiyor mu?
Evet — dosya .xlsx olarak kurulu. Windows veya Mac’te Excel 2016 ve üzerinde açılır, Google Sheets’e Dosya → İçe Aktar → Yükle ile alınır, LibreOffice’te de çalışır. Makro yok, eklenti yok, hesap açmanız gerekmiyor, kurulum yok, abonelik yok — dosyayı indirirsiniz ve sizin olur. 120 iş ve 500 tahsilat satırı tutar; işlenmiş iş defteri dolu haliyle, boş bir kopya ve sade dille yazılmış PDF kılavuzla gelir.
Bu bir muhasebe programı mı, harcanmış avanslar için ne diyor?
Hayır — muhasebe, defter tutma veya KDV yazılımı değil; faturalama, teklif veya ödeme altyapısı değil, proje yönetimi de değil ve hiçbir yere bağlanmıyor. Avans/depozito koruması kuralları sektöre ve ülkeye göre değişir, kendi mevzuatınıza bakın. Harcanmış avansı geri getirmez ama kaç işin bu durumda olduğunu ve toplamın ne ettiğini söyler: işlenmiş defterde otuz işten on sekizinde elde tutulan para işi bitirmeye artık yetmiyordu, açık −85.808 dolar.
Kurumunuza özel çözüm
Bu tablo sabit bedelli işler ve adı konmuş aşamalardan oluşan bir ödeme planı varsayıyor. Sizinki farklıysa — sonda tutulan teminat kesintileri, ayrı bir hesapta durması gereken müşteri paraları ya da adı konmuş aşamalar yerine yerinde ölçülen ilerlemeye göre kesilen hakedişler — aynı tabloyu sizin sözleşme düzeninize göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.