İşe Alım Kaynağı Takibi Tablosu
Bu tablo, her işe alım kaynağının bir yıl sonra hâlâ şirkette olan kişi başına size kaça mal olduğunu hesaplar.
İşe alım başına maliyet yanlış rakamdır; çünkü ayrılan bir kişi işe alım sayılmaz, aynı boş kadronun ikinci kez ilan, mülakat ve uyum süreciyle yeniden satın alınmasıdır. Bu dosya her başvuruyu on ikinci ay çizgisine kadar takip eder ve kaynakları gönderdiği kişilere göre değil, elde kalan kişilere göre fiyatlar.
İçinde ne var
- Birbirine bağlı dokuz sekme; Start Here’dan tek ekranlık Overview’a kadar.
- Applicants — her başvuru bir satır; sekiz şey yazılır, dördü Evet/Hayır.
- By Source — her kaynak, kalan tek bir kişinin maliyetine kadar inmiş halde.
- By Job — çünkü aynı kaynak her pozisyonda aynı derecede iyi değildir.
- The Hours — kendi zamanınız, bir işe yarayıp yaramadığına göre ayrılmış halde.
- One Who Stays — kalan bir kişinin gerçek maliyeti; kadronun boş durduğu haftalar ve yeni başlayanın öğrenmekle geçirdiği haftalar dahil.
Kimin için
Yılda birkaç kişiden fazlasını işe alan her yer: bakım kuruluşları, otel ve restoran işletmeleri, nakliyeciler, fabrikalar, mağaza zincirleri, taahhüt firmaları, ajanslar, serbest meslek büroları.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
Örnek dosya iki alım yılını, on kaynağı ve sekiz pozisyonu kapsıyor: 1.776 başvuru, 460 mülakat, 204 işe başlayan ve bir yıl sonra hâlâ orada olan 116 kişi — %56,9. İlan, stant ve üyelikler 44.400 dolar; danışmanlık bedelleri ve referans primleri 86.800 dolar; kendi çalışanlarınızın 2.091 saati 71.088 dolar. Toplam 202.288 dolar. Başvuru başına 114 dolar, işe alım başına 992 dolar ve kalan kişi başına 1.744 dolar.
Asıl mesele kaynaklar arasındaki fark. Biri kalan kişiyi 374 dolara getirmiş, bir diğeri 8.929 dolara. Bütün başvuruların %43’ünü gönderen kaynak, ilan vermesi en ucuzlardan biri ama kalan kişi başına en pahalılardan; buna karşılık çalışanların tanıdık tavsiyesi başvuru başına beş kat pahalı, kalan kişi başına yarısından ucuz çıkmış. Üstelik bütün saatlerin %73,9’u hiçbir işe yaramamış. Doğru fiyatlandığında, bu işletmenin kendi %57’lik kalma oranıyla, hâlâ şirkette olan bir kişi 22.370 dolara mal oluyor — ilan edilen 992 dolarlık işe alım maliyetinin karşısında.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. WhatsApp’tan sipariş ver — $9
Siparişler WhatsApp üzerinden alınıyor: yazın, ödeme bilgilerini ileteyim; ödeme onaylanınca dosyaları hemen göndereyim.
Dosyanın içi
Sık sorulan sorular
İşte kalan bir çalışanın gerçek maliyetini nasıl hesaplarım?
Sadece on iki ay sonra hâlâ işte olan kişileri sayar, tüm masrafı onlara bölersiniz. Örnekte manşet rakam olan işe alım maliyeti 992 dolar, ancak kalan bir kişinin maliyeti 1.744 dolar; pozisyonun boş geçtiği haftalar ve öğrenme haftaları da sayıldığında One Who Stays sekmesi bu işletmenin kendi %57'lik kalma oranıyla rakamı 22.370 dolara çıkarıyor. O haftalar neredeyse her zaman ajansa ödediğiniz her şeyden büyüktür ve hiçbir faturada görünmez.
Yılda sadece birkaç kişi işe alıyoruz, doldurmaya değer mi?
Değer, çünkü One Who Stays sekmesi yalnızca Setup'taki beş sayıyla çalışır ve daha ilk günden bir ayrılmanın size neye mal olduğunu söyler. Kalanını doldurmak iki üç yılınızı alır, bunda bir sakınca yok. Yılda birkaç kişiden fazla alım yapan her yerde çalışır: nakliyeci, fabrika, mağaza zinciri, taşeron, ajans, serbest meslek bürosu.
Başvuruların kaç saatimizi aldığını kaydetmiyoruz.
Tahmin edin: bir başvuruyu okumak on dakika, bir mülakat iki kişinin bir buçuk saati. Yarım saatlik sapma hangi kaynağın en iyi olduğunu değiştirmez. Sadece işe aldıklarınızı değil her başvuruyu girin, çünkü saatlerin gittiği yer geri kalanıdır; örnekte saatlerin %73,9'u hiçbir şeye dönüşmemiş.
Sadece Excel'de mi çalışır, makro gerekiyor mu?
Excel, Google Sheets ve LibreOffice'te çalışır ve hiç makro yoktur. Dosya .xlsx olarak kurulu, Excel 2016 ve üzeri (Windows veya Mac) ile açılır, Google Sheets'e Dosya > İçe Aktar > Yükle ile girer. Eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok, abonelik yok.
Aday isimlerini tutuyor mu?
Hayır. İçinde pozisyonlar, kaynaklar ve Evet veya Hayır cevapları vardır, başka bir şey yoktur; bu bilinçli bir tercihtir, dosyada hiç kişisel veri yoktur. Aday takip sistemi, İK yazılımı ya da bordro paketi değildir; kişileri değil sonuçları kaydeder. Size daha iyi adaylar bulmaz; hâlihazırda baktığınız yerlerden hangisinin o öğleden sonraya değdiğini söyler.
Kurumunuza özel çözüm
Bu tablo, açık ilan, mülakat ve bir yıllık kalma ölçüsü varsayıyor. Sizin işe alımınız farklı işliyorsa — altı ay kalmanın başarısızlık değil başarı sayıldığı sezonluk alımlar, eğitim bedeli olan ve iki yıla yayılan çıraklık programları, ücretin işe başlamadan aylar sonra faturalandığı geçiciden kadroya geçişler, ya da vardiyaların tek bir tedarikçi firmadan doldurulduğu düzenler — aynı mantığı sizin alım biçiminize ve beklediğiniz kalma süresine göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.