İptal ve Gelmeme Takibi Tablosu
Bu tablo, her iptalin size kaç gün önceden bildirildiğini kaydeder ve o önceden haberin karşılığını hesaplar.
İptali herkes kaydeder: tutar tahminden düşülür, birisi iç çeker, konu kapanır. Ama size ne zaman haber verildiğini neredeyse kimse yazmaz — oysa bir iptalin gerçekten müdahale edebileceğiniz tek yanı budur. Bu dosya verilen süreyi bantlara ayırır, geri ne aldığınızı hesaplar ve bir günlük önceden haberin değerini rakama döker.
İçinde ne var
- Birbirine bağlı dokuz sekme; Start Here’dan tek ekranlık Overview’a kadar.
- Cancellations — gerçekleşmeyen her rezervasyon bir satır: iki tarih ve altı şey yazılır, gerisi hesaplanır.
- By Notice — adını kendinizin koyduğu sekiz süre bandı; her birinde doldurma oranı ve para.
- By Reason — hangi gerekçenin erken geldiği, hangisinin sabahına kaldığı.
- Price Of Notice — tek bir iptal, her önceden haber süresine göre ayrı ayrı fiyatlanmış halde.
- Setup — sekiz sayı ve üç kısa liste; birini değiştirin, bütün yıl yeniden hesaplansın.
Kimin için
Bir alanda zaman satan herkes: mekânlar, kuaförler, klinikler, stüdyolar, özel ders verenler, kiralama firmaları, danışmanlar, fotoğrafçılar, günlük kiralık evler ve saha ekipleri. Burada ‘alan’ bir koltuk, bir oda, bir araç ya da bir uzmanın ajandası olabilir.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
Örnek yılda dört alanda 214 iptal var; toplam değeri 338.030 dolar, riske giren brüt kâr 209.579 dolar. 62 slot yeniden doldurulmuş, 57.203 dolar kapora elde kalmış, yani 112.631 dolar geri gelmiş — ama yeniden doldurmak için harcanan 546 saat 18.553 dolar tutmuş ve yıl yine de 115.502 dolara mal olmuş; riske giren brüt kârın %55,1’i.
Farkı yaratan tek şey önceden haber: aynı gün gelen iptallerin %0’ı yeniden doldurulmuş, iki ay önceden gelenlerin %82’si. Asıl bakılacak satır ikincisi — 51 iptal bir gün önceden gelmiş, beşi doldurulabilmiş ve yılın 157 saati tek başına bu banda gitmiş, çünkü bir gün slotu kurtarmaya yetecekmiş gibi hissettiriyor. Price Of Notice aynı iptali aynı gün için 693 dolar, bir ay önceden için 324 dolar olarak fiyatlıyor: her seferinde 316 dolar fark.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. Etsy’den satın al — $9
Etsy mağazam ThePlainLedger üzerinden satılıyor; indirme, ödeme ve alıcı koruması Etsy tarafından yönetiliyor.
Dosyanın içi
Sık sorulan sorular
Son anda gelen iptalin bize maliyetini nasıl hesaplarım?
Rezervasyonun ne zamanı için olduğunun yanına size ne zaman haber verildiğini de yazar, sonra aradaki farkı fiyatlarsınız. Dosyadaki örnek yılda aynı gün gelen iptallerin %0'ı, iki ay önceden gelenlerin %82'si yeniden doldurulmuş; yılın maliyeti 115.502 dolar, yani riske giren brüt kârın %55,1'i. Price Of Notice sekmesi tek bir iptali her ihbar süresinde fiyatlar: aynı gün 693 dolar, bir hafta önceden 512 dolar, bir ay önceden 324 dolar.
Biz kuaförüz, mekân işletmesi değiliz. Bize uyar mı?
Uyar. Burada alan bir koltuk, rezervasyon ise bir randevudur. Klinikler, stüdyolar, özel ders verenler, kiralama firmaları, danışmanlar, fotoğrafçılar, günlük kiralık evler ve ustalar aynı şekilde çalışır. Aritmetik zamanı ne şekilde sattığınıza bakmaz.
Kapora almıyoruz ve yeniden doldurmak için harcadığımız saatleri kaydetmiyoruz.
Kapora sütununu sıfır bırakın; dosya bu durumda ihbar süresinin kaporasız değerini gösterir ki bu genelde kapora almanın gerekçesi olur. Yeniden doldurma saatleri için iptal başına iş akışı içinde girilen dürüst bir yarım saatlik tahmin, hiç var olmayan kesin bir sayıdan iyidir. Setup'taki iki doldurma oranı başlangıçta tahmin olabilir, bir yıl sonra gerçekleşen rakamlarla değiştirirsiniz.
Google Sheets'te açılır mı, abonelik var mı?
Excel, Google Sheets ve LibreOffice'te açılır, abonelik yoktur. Dosya .xlsx olarak kurulu, Excel 2016 ve üzeri (Windows veya Mac) ile çalışır, Google Sheets'e Dosya > İçe Aktar > Yükle ile girer. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
Müşteri ismi tutuyor mu, iptal koşullarımın ne yazması gerektiğini söyler mi?
İkisine de hayır. Dosyada rezervasyonlar, alanlar ve tutarlar vardır, hiçbir yerde müşteri ismi geçmez; koşullarınızın hukuken ne diyebileceğini de söylemez, o bulunduğunuz yerde bu konuda yetkin birine sorulacak bir sorudur. Rezervasyon sistemi, ajanda ya da CRM değildir ve kimsenin iptal etmesini engellemez; koşulları yazmadan önce bir günlük ihbarın ne değerde olduğunu söyler.
Kurumunuza özel çözüm
Bu tablo, kapora alınan ve yeniden doldurulma ihtimali olan bir randevu slotunu varsayıyor. Sizin işleyişiniz farklıysa — hiç iptal edilmeden gelinmeyen randevular, bir kişinin bırakmasının hiçbir maliyeti düşürmediği grup dersleri, kaybedilen slotun oda değil bir sürüş penceresi olduğu mobil hizmetler, ya da sözleşmede yazılı sabit ihbar süreleri — aynı mantığı sizin ajandanıza ve sözleşme şartlarınıza göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.