İlave İş ve Değişiklik Takibi Tablosu
Bu tablo, sözleşme dışında yaptığınız işlerin karşılığını ve bu karşılığın ne kadarının size geri döndüğünü gösterir.
Sözleşme dışı iş yaptığını herkes bilir, bunun toplamda ne ettiğini neredeyse kimse bilmez, ne kadarının tahsil edildiğini ise hiç kimse bilmez. Bu bir metraj ya da teklif meselesi değil; teklif, yapmayı kabul ettiğiniz işle ilgilidir. Bu dosya, kabul etmediğiniz halde yaptığınız işle ilgili.
İçinde ne var
- İlave İşler — sözleşme dışı her iş için tek satır: hangi iş, kim istedi, ne tür bir değişiklik, ne zaman oldu, ne zaman yazılı olarak bildirdiniz, kaç saat ve ne kadar malzeme.
- Dört para sütunu, oldukça doldurulur — istendi, mutabık kalındı, faturalandı, tahsil edildi — böylece para talepten bankaya kadar izlenir.
- Nerede Sızdı — paranın kaçtığı beş yer, sırayla: hiç bildirilmeyen işten hiç tahsil edilmeyen faturaya kadar.
- Kim İstedi — sizden ilave iş isteyebilecek her kişinin arkasındaki tahsilat oranı; çünkü herkesin sözü aynı değer taşımıyor.
- Kimin Değişikliği — karşı tarafın mı, sizin mi, kimsenin mi; üçünün ayrı ayrı tutarı.
- Evrak, Kurulum ve Özet — aynı işler yalnızca yazıya döküldü mü diye ayrılır; üç saat ücreti, kendi adlandırdığınız iki liste ve yılın tamamı tek ekranda.
Kimin için
Bir iş kapsamının önce anlaşıldığı sonra değiştiği her yer: müteahhit, imalat atölyesi, montajcı, matbaa, ajans, nakliyeci, yazılım ekibi, organizasyon firması. Adına ilave iş deyin, revizyon deyin, kapsam dışı deyin; dosyanın tek bilmesi gereken, işin sözleşmede olmadığı.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
İşlenmiş yılda 260 ilave iş 3.709 saat tutmuş ve karşılığı $329,379 etmiş. Bunun %51,5‘i tahsil edilmiş; işi yapmanın maliyeti düşülünce geriye -$42,533 kalmış.
Yazılı olarak mutabık kalınan işin %69,3‘ü, sözlü olarak istenen işin %40,0‘ı geri gelmiş. En büyük kayıp bir anlaşmazlıktan doğmamış: $46,005‘lık iş — sözleşme dışı yapılan her şeyin %14,0‘ı — hiç kimseye bildirilmemiş bile.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. Etsy’den satın al — $9
Etsy mağazam ThePlainLedger üzerinden satılıyor; indirme, ödeme ve alıcı koruması Etsy tarafından yönetiliyor.
Dosyanın içi
Sık sorulan sorular
Sözleşme dışı yaptığımız işin ne kadarının hiç tahsil edilmediğini nasıl görürüm?
Dosya bunu sırayla beş kaçağa ayırır: hiç talep edilmeyen iş, hak ettiğinden az talep edilen iş, talep edilip onaylanmayan iş, onaylanıp faturalanmayan iş ve faturalanıp ödenmeyen iş. Örnek yılda 329.379 dolarlık ek işin bu kalemlerdeki payları sırasıyla %14,0, %2,9, %25,0, %5,9 ve %0,7 ve peşine düşülen tek kalem sonuncusu. Toplamda paranın %51,5'i geri gelmiş, işin maliyeti düşüldükten sonra yıl 42.533 dolar zararla kapanmış.
İnşaat sektöründe değiliz ve buna keşif farkı demiyoruz.
Siz ne derseniz deyin: ek iş, revizyon, ilave, kapsam dışı, yevmiyeli iş. Dosyanın bilmesi gereken tek şey, işin sözleşmede olmadığıdır. Kapsamın önce anlaşılıp sonra değiştiği her yerde çalışır; matbaa, ajans, talaşlı imalat atölyesi, montaj firması, nakliyeci, yazılım ekibi veya organizasyon şirketi hepsi aynı şekilde kullanır.
Bunların yarısını hiç talep etmiyoruz, veri nereden gelecek?
Talep tarihi hücresini boş bırakın; dosya o satırı hiç talep edilmemiş sayar. O satır bir hata değildir ve genelde dosyadaki en büyük kalemdir. Geriye dönük de kullanabilirsiniz, çünkü hafızadan girilen altı ay bile şekli gösterir ve düzgün kayıt tutmaya başladığınızda şekil neredeyse hiç değişmez. İşin değeri, kimse ödemiş olmasa da kendi birim fiyatlarınızdan hesaplanır.
Google Sheets'te çalışır mı, abonelik var mı?
Excel, Google Sheets ve LibreOffice'te çalışır, abonelik yoktur. Dosya .xlsx olarak kurulu, Excel 2016 ve üzeri (Windows veya Mac) ile açılır, Google Sheets'e Dosya > İçe Aktar > Yükle ile girer. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
Ek iş bildirimini benim yerime yazar mı?
Hayır. Sözleşme şartlarınızı bilmez, bildirim ya da hakediş talebi yazmaz; geçen yıl ne olduğunu kendi paranızla anlatır. Bunların herhangi birine hak kazanıp kazanmadığınız sözleşmenize sorulacak bir sorudur ve bu dosya hukuki ya da sözleşmesel danışmanlık değildir. Kimsenin fikrini değiştirmesini engellemez; e-posta yazmadan evet demenin size neye mal olduğunu söyler.
Kurumunuza özel çözüm
Bu dosya bir sözleşme, tanımlı bir kapsam ve sahada fazladan iş isteyen birini varsayıyor. Sizde değişiklikler başka türlü geliyorsa — sabit bedelli işe sürekli revizyon ekleyen bir müşterisi olan ajans, kalıp açıldıktan sonra teknik resmi değişen bir imalat atölyesi, ilave işi talep üzerine değil yerinde fark ederek yapan bir montajcı — aynı hesabı sizin işleyişinize göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.