Faturalanabilir Saat ve Tahsil Oranı Tablosu
Bordroda ödediğiniz saatle faturada tahsil ettiğiniz saat arasındaki farkı adım adım gösteren bir tablo.
Ödediğiniz saatle tahsil ettiğiniz saat arasında dört ayrı kayıp vardır: izinler, hiç kaydedilmemiş saatler, faturalanamayan saatler ve yapıldığı hâlde hiç yazılmamış saatler. Çoğu işletme bunlardan yalnızca birini görebiliyor. İnsan saati satan birine saat ücretini sorun, anında söyler; ödediği bir saatin geri ne getirdiğini sorun, ortalık sessizleşir.
İçinde ne var
- Setup — dört sayı ve ekibinizin zamanının gittiği işlerin listesi.
- People — 20 satır, kişi başına dört bilgi.
- Timesheet — 900 satır, her kayıt bir satır.
- By Client — fiyat listenizdeki saat ücreti ile fiilen aldığınız saat ücreti yan yana.
- By Activity ve By Week — hafta gerçekte nereye gidiyor ve doluluk tek bir sayı yerine trend olarak.
- Overview — ödenen saatten faturalanan saate kadar tüm merdiven tek ekranda.
Kimin için
İnsan zamanı satan her yer: hukuk büroları, mali müşavirlik, mimarlık, mühendislik, harita ve etüt, çeviri, tasarım, bilgi işlem desteği, danışmanlık, veterinerlik, muhasebe, reklam. Götürü bedelle çalışıyorsanız da işe yarar: bedeli kendi saat ücretinizle faturalanmış saate çevirin, dosya o işin saat başına gerçekte ne kazandırdığını söylesin. Puantaj tutmuyorsanız kişi başına haftada tek satırla da başlanabilir.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
Dosyada işlenmiş altı aylık bir dönem var. Ödenen 5,655.0 saatin 412.5‘i izin, 297.0‘ı hiç kaydedilmemiş saat, 1,730.0‘ı faturalanamayan iş, 313.0‘ü ise yapılıp yazılmamış saat. Geriye fiilen faturalanan 2,902.5 saat kalıyor: 70% hedefe karşı 61.3% doluluk ve 90.3% tahsil oranı.
Faturalanan bir saat $97.40 getirmiş. Bordroda ödenen bir saat ise $49.99 getirip $33.51‘e mal olmuş. Örnek stüdyoda kimse iskonto konuşmamış, buna rağmen iş bittikten sonra tek tek silinen saatlerle $28,073 verilmiş: bir müşteri $105‘lık liste fiyatına karşılık saatte $90.58 ödemiş. Ekip toplam $282,707 fatura kesmiş, maliyeti $189,500 olmuş, kendi maliyetini 1.49x karşılamış.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. WhatsApp’tan sipariş ver — $9
Siparişler WhatsApp üzerinden alınıyor: yazın, ödeme bilgilerini ileteyim; ödeme onaylanınca dosyaları hemen göndereyim.
Dosyanın içi
Sık sorulan sorular
Ücretini ödediğim bir saatin bana gerçekte ne getirdiğini nasıl hesaplarım?
Ücretini ödediğiniz saatlerden dört sızıntıyı sırayla düşersiniz — izin, kimsenin yazmadığı saatler, faturalanamayan saatler ve yapılıp sonra silinen saatler — geriye fiilen faturaladığınız saat kalır. İşlenmiş altı ayda 5.655 ücretli saat 2.902,5 faturalı saate inmiş: %70 hedefe karşı %61,3 doluluk ve %90,3 tahsil oranı. Faturalanan bir saat 97,40 dolar getirmiş, ücretini ödediğiniz bir saat ise 49,99 dolar; maliyeti 33,51 dolar.
Sadece ajanslar için mi, saat değil sabit ücretle çalışıyorsak ne olacak?
Hayır — insanın zamanını sattığınız her işe uyar: hukuk, muhasebe, mimarlık, mühendislik, harita, çeviri, tasarım, BT desteği, danışmanlık, veterinerlik, defter tutma, pazarlama. Sabit ücretle çalışıyorsanız ücreti kendi saat tarifenizden faturalanmış saat olarak girin; dosya o ücretin saat başına gerçekte ne kazandırdığını ölçer, ki genellikle daha rahatsız edici olan rakam odur.
Zaman çizelgesi tutmuyoruz — yine de kullanabilir miyim?
Kişi başına haftada tek satırla başlayın: çalışılan saat ve faturalanan saat. Daha zayıf bir dosya olur ve yine de muhasebenizin yanıtlayamadığı iki soruyu yanıtlar — kişinin ajanda sorunu mu yoksa faturalamama sorunu mu olduğunu. Döneminiz altı ay değilse Setup’a kendi hafta sayınızı yazarsınız, dosyadaki her rakam ona göre oynar.
Excel gerekiyor mu, Google Sheets’te çalışır mı?
Evet — dosya .xlsx olarak kurulu. Windows veya Mac’te Excel 2016 ve üzerinde açılır, Google Sheets’e Dosya → İçe Aktar → Yükle ile alınır, LibreOffice’te de çalışır. Makro yok, eklenti yok, hesap açmanız gerekmiyor, kurulum yok, abonelik yok — dosyayı indirirsiniz ve sizin olur. Yirmi kişi ve 900 zaman çizelgesi satırı; işlenmiş altı ay dolu haliyle, boş bir kopya ve sade dille yazılmış PDF kılavuzla gelir.
Bu bir mesai takip programı mı, birilerini kötü gösterir mi?
Hayır — zaman takip ya da giriş-çıkış sistemi değil; bordro, faturalama veya muhasebe yazılımı değil, proje planı ya da kaynak planlayıcısı da değil ve hiçbir yere bağlanmıyor. Maliyet-getiri satırında işi yöneten kişi her zaman en kötü görünür ve dosya bunu sayfada açıkça yazar. Zaman çizelgelerinizi doldurmaz; hangi çalışanınızın kimsenin faturalamadığı işi yaptığını ve hangi müşterinin hiç pazarlık etmeden indirim aldığını söyler — işlenmiş altı ayda tek bir pazarlık yapılmadan 28.073 dolar.
Kurumunuza özel çözüm
Bu tablo saatle ödenen ve saatle faturalanan bir ekip, müşteri başına da tek liste fiyatı varsayıyor. Sizinki farklıysa — kullanılmayan saatleri sonraki aya devreden aylık paketler, maliyet saati birbirinden farklı birden fazla ofis ya da müşteriye değil projeye faturalanan işler — aynı merdiveni sizin faturalama düzeninize göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.