Dağıtım Rotası Kârlılık Takibi Tablosu
Bu tablo, bir dağıtım rotasındaki her teslimatın size neye mal olduğunu ve geriye ne bıraktığını hesaplar.
Rota tek bir iş gibi fiyatlanır, tek bir iş gibi ödenir ve tek bir iş gibi değerlendirilir; oysa altında onlarca ayrı teslimat vardır ve bazıları diğerlerinin sırtından gider. Muhasebe programınız bir günlük rotanın maliyetini aracın gerçekten durduğu kapılara dağıtmaz; ucuz müşteriyle pahalı müşteri aynı toplamın içinde erir.
İçinde ne var
- Birbirine bağlı yedi sekme; Start Here’dan tek ekranlık Overview’a kadar.
- Setup — dört rakam: mil başına araç maliyetiniz, sürücünün saat ücreti, mal üzerindeki brüt kâr marjınız ve her duraktan beklediğiniz kâr.
- Rounds — 200 satır; her rota günü için gidilen mil ve yolda geçen saat.
- Deliveries — 800 satır; her teslimat için sipariş tutarı ve durakta geçen dakika.
- Customers — her müşteri sıralanır; yanında o durağa gitmeyi anlamlı kılacak en küçük sipariş tutarı yazar.
- By Round — rotalar mil başına kâra göre karşılaştırılır, Overview’da ise üç aylık dönemin tamamı toplanır.
Kimin için
Kendi araçlarıyla her hafta aynı esnafa mal götüren toptancılar, fırınlar, kasaplar, sebze-meyve ve içecek dağıtımcıları için. Fiyat listesi her müşteride aynıyken o müşteriye ulaşma maliyeti aynı olmayan herkese uyar.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
Dosyanın içinde işlenmiş üç aylık bir dönem hazır geliyor. $104,818 tutarında sipariş araca yüklenmiş ve mal üzerinde $35,638 marj bırakmış; teslim etmenin maliyeti $13,577 düşülünce dönem $22,061 ile kapanıyor. Ortalama bir teslimat $28.29’a mal oluyor ve geriye $45.96 bırakıyor.
Bu ortalama, Customers sekmesinde dağılıyor. 22 müşterinin 6’sı kazandırmak yerine zarar ettiriyor; bu altısı toplam 127 teslimat, yani her durağın %26,5’i demek ve dönem kârından $1,482 götürüyor. En kötüsünün ortalama siparişi $74, oysa o durağın başa baş noktası $130. Şehir rotası mil başına $5.51 kazandırırken vadi rotası $2.40’ta kalıyor.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. WhatsApp’tan sipariş ver — $9
Siparişler WhatsApp üzerinden alınıyor: yazın, ödeme bilgilerini ileteyim; ödeme onaylanınca dosyaları hemen göndereyim.
Dosyanın içi
Sık sorulan sorular
Tek bir teslimat noktasının kâr edip etmediğini nasıl hesaplıyor?
Her sefer günü, kilometre × araç maliyetiniz artı saat × şoför maliyetiniz olarak hesaplanır; bu maliyet o günün duraklarına, her durakta geçen dakikayla orantılı dağıtılır — yani yirmi dakikalık bir durak, dört dakikalık bir durağın beş katı maliyet taşır. Dosyadaki örnek çeyrekte teslim edilen $104,818'lik siparişten $35,638 brüt kâr çıkmış, $13,577 teslimat maliyeti düşülünce $22,061 kalmıştır. Ortalama bir durak $28.29'a mal olur ve $45.96 kazandırır.
Hangi müşterilere gitmenin zarar ettirdiğini gösterir mi?
Evet — bütün müşterileri sıralar ve zarar ettirenleri isimleriyle gösterir. Örnek çeyrekte 22 müşterinin 6'sı zarar ettirmiş; bunlar 127 durağı ve tüm durakların %26,5'ini oluşturup kârdan $1,482 götürmüştür. Dosya her müşterinin yanına, o durağa gitmeyi anlamlı kılacak en küçük sipariş tutarını da yazar: en kötü müşterinin ortalama siparişi $74 iken başabaş için $130 sipariş vermesi gerekiyor.
Duraklarda geçen süreyi ölçmüyorum. Ölçmeye başlamam şart mı?
Hayır — her müşteri için dakikayı bir kez tahmin edip hep aynı rakamı kullanın. Sıralama neredeyse hiç değişmez ve bu, günün maliyetini bütün kapılara eşit bölmekten çok daha dürüsttür. Kâr marjınız ürün grubuna göre değişiyorsa Ayarlar'a karma brüt marjınızı yazın; iki grup birbirinden çok farklıysa dosyayı iki kez çalıştırmak daha temiz sonuç verir.
Hangi programa ihtiyaç var, Google Sheets'te çalışır mı?
Dosya .xlsx'tir; Windows ve Mac'te Excel 2016 ve üzeri, Google Sheets'te Dosya > İçe Aktar > Yükle ile, LibreOffice'te de açılır. Makro yok, eklenti yok, kurulum yok, üyelik ve abonelik yok. 200 sefer günü, 800 teslimat ve 60 müşteri tutar; bu üç sefer hattı için tam bir çeyrek demektir.
Rota planlama programı mı?
Hayır — sefer sırası oluşturmaz, rota optimize etmez. Kendi kilometre ve saat kayıtlarınızdan yola çıkarak zaten yaptığınız seferleri ölçer. Fatura veya sipariş alma sistemi değildir, stok ve izlenebilirlik kaydı tutmaz; araç takip, muhasebe veya sipariş sistemlerine bağlanmaz — hiçbir şey senkronize olmaz, hiçbir yere giriş yapılmaz.
Kurumunuza özel çözüm
Bu tablo tek araç, mil başına sabit bir maliyet ve mallar için tek bir ortalama brüt marj varsayıyor. Sizinki farklıysa — aynı araçta marjı çok farklı soğuk ve kuru ürün taşıyorsanız, kendi şoförünüz yerine teslimat başına ücret alan bir kuryeyle çalışıyorsanız ya da birim kapı değil palet ise — aynı mantığı sizin işleyişinize göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.