Belge ve Sertifika Maliyet Takibi Tablosu
Bu tablo, elinizdeki belgeleri tutmanın gerçek maliyetini toplar; faturaya hiç yansımayan üç kalem dahil.
Belgelerin ücretini herkes bilir, çünkü yenileme faturaları her yıl gelir ve birisi onları imzalar. Ama o belgeleri tutmanın maliyetini neredeyse kimse bilmez; hazırlık, işin durduğu günler ve denetimde çıkan bulgular o faturanın hiçbir yerinde yazmaz. Bu dosya dört kalemi de yazar, sonra her belgenin kendini karşılaması için ne kadar iş kazandırması gerektiğini sorar.
İçinde ne var
- Birbirine bağlı dokuz sekme; Start Here’dan tek ekranlık Overview’a kadar.
- The Work — yaptığınız her iş bir satır: altı şeyi siz yazarsınız, gerisi satırda hesaplanır.
- By Certificate — her belgenin her şey dahil maliyeti ve hangi işlerin kapısını açtığı.
- Renewal Year — ay ay yenilemeler; yüklerin iki kez sürpriz olmaması için.
- What It Must Win — bir belgenin kendini karşılaması için kapısını açtığı işin ne kadarını elde tutmanız gerektiği.
- Setup — yedi sayı ve iki liste; bir oranı değiştirin, bütün yıl yeniden hesaplansın.
Kimin için
Standart, sistem belgesi, lisans, sicil kaydı ya da zorunlu eğitim taşıyan her işletme: taahhüt firmaları, üreticiler, gıda üreticileri, nakliyeciler, bakım kuruluşları, laboratuvarlar, kamu tedarik listelerinde yer alan ajanslar.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
Örnek yılda on iki belge ve 170 kayıt var. Yenileme bildirimlerinde yazan tutar 40.090 dolar. Geri kalanlar da yazıldığında — düzeltici faaliyet, yeniden denetim ve eğitimler için 49.485 dolar, kendi çalışanlarınızın 1.160 saati karşılığı 45.249 dolar, işin durduğu 14,5 gün karşılığı 34.075 dolar — toplam fatura 168.899 dolar oluyor; yani ücretlerin 4,21 katı ve cironun %2,5’i.
Sadece denetime hazırlık 452 saat tutmuş; altı denetim günü, listedeki en ucuz altı belgenin toplam bedelinden fazla işi durdurmuş. Bu işletmenin en çok tartıştığı belge için What It Must Win sekmesi başabaş noktasını, kapısını açtığı işin %83,1‘i olarak veriyor — kimsenin tahmin ettiği yerin çok üstünde. On iki belgenin ikisini yıl boyunca kimse görmek istememiş; bedeli 9.130 dolar. Nisan ayı tek başına 33.798 dolara mal olmuş, çünkü iki yenileme aynı aya denk gelmiş.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. Etsy’den satın al — $9
Etsy mağazam ThePlainLedger üzerinden satılıyor; indirme, ödeme ve alıcı koruması Etsy tarafından yönetiliyor.
Dosyanın içi
Sık sorulan sorular
Bir belgeyi elde tutmanın gerçek maliyetini nasıl hesaplarım?
Dört kalemi toplarsınız: yenileme bedeli, o belge yüzünden ödediğiniz diğer her şey, kendi çalışma saatleriniz ve işin durduğu günler. Dosyadaki örnek yılda yenileme bedelleri 40.090 dolar, toplam fatura ise 168.899 dolar; yani bedellerin 4,21 katı ve cironun %2,5'i. Bu dördün üçü hiçbir zaman fatura olarak gelmez, çoğu işletmenin gerçek rakamın dörtte birini telaffuz etmesinin sebebi budur.
Sadece inşaat için mi, iki belgemiz varsa yine işe yarar mı?
Hayır, sadece inşaat için değil. Standart, sistem belgesi, lisans, sicil kaydı veya zorunlu eğitim tutan her işletmede çalışır: üretici, gıda üreticisi, nakliyeci, bakım kuruluşu, laboratuvar, kamu ihalelerine giren ajans. İki belgeniz varsa doldurması on dakika sürer ve çıkan cevap yine değerlidir. Dosyada on dört satır var, hepsini kullanmak zorunda değilsiniz.
Harcanan saatleri hiçbir yere yazmıyoruz, bir belgenin hangi işi kazandırdığını da bilmiyoruz.
Her kayıt için iş akışı içinde girilen dürüst bir yarım saatlik tahmin, hiç var olmayan kesin bir sayıdan iyidir; işini görmesi için sadece belgeler arasında tutarlı olması yeterlidir. Belgenin hangi işi açtığı konusunda ön yeterlilik formlarını dolduran kişiye sorun; hangi işin hangi belgeyi istediğini bilir ve son iki sekme için savunulabilir bir tahmin yeterlidir.
Excel şart mı, Google Sheets'te açılır mı?
İkisi de olur, LibreOffice de. Dosya .xlsx olarak kurulu, Excel 2016 ve üzeri (Windows veya Mac) ile açılır, Google Sheets'e Dosya > İçe Aktar > Yükle ile girer. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, abonelik yok.
Belgelerimizin bazıları yasal zorunluluk, ayrıca dosya kişisel veri tutuyor mu?
Yasal zorunluluk olan belgeler maliyetleri sayılsın diye dosyada yer alır, ancak What It Must Win sekmesine girmez; o sekme yalnızca ticari tercih olan belgeler içindir. Dosya kişisel veri tutmaz: belgeler, faaliyetler ve tutarlar vardır, hiçbir kişi ismi yoktur. Uygunluk yönetim sistemi ya da denetim aracı değildir ve uyumlu olup olmadığınızı söylemez; uyumlu olmanın neye mal olduğunu ve karşılığında ne kazandırdığını söyler.
Kurumunuza özel çözüm
Bu tablo, iş almanızın önünü açan ve yılda bir yenilenen belgeleri varsayıyor. Sizinkiler farklı işliyorsa — ticari tercih değil kanunen zorunlu olan lisanslar, filo veya şube başına çoğalan kayıtlar, şirket değil ürün bazında yenilenen onaylar, ya da üç yılda bir belgelendirilip aradaki yıllarda gözetim denetimi yapılan sistemler — aynı mantığı sizin yükümlülüklerinizin gerçek yenileme düzenine göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.