Bekleyen İşler ve Ölü Süre Takibi Tablosu
İşlerinizin kaç gün yerinde saydığı, hangi işin kimi beklediği ve bu beklemenin kaça mal olduğu.
Devam eden işi olan her yerde üç ayda bir aynı tartışma yaşanır: neden hiçbir iş bitmiyor? Cevap neredeyse hiçbir zaman kimsenin yavaş çalışması değildir; sahadaki işin önemli bir kısmı birini beklerken durmaktadır ve o kişilerin çoğu sizin çalışanınız değildir. İş takip panosu size işin nerede olduğunu söyler; ne kadar süredir orada durduğunu, bunun kimden kaynaklandığını ve ona bakmanın size kaça mal olduğunu söylemez.
İçinde ne var
- İşin her duruşu tek satır: hangi iş, durduğu gün, tekrar başladığı gün ve neyin beklendiği
- Bitiş tarihini boş bırakın: dosya günleri bugüne kadar sayar, parayı bağlı tutar ve işi bekleyenler listesine koyar
- Kurulum’daki her tarafın yanında tek soru, üç cevap: elinizde bir şey var mı — Evet, Kısmen, Hayır
- Bir kez girdiğiniz iki rakamla iki maliyet birden fiyatlanır: işin içindeki bağlı para ve işgal ettiği alan
- Beklenen taraf ile bekleme nedeni ayrı tutulur; aynı tedarikçinin gecikmesi ile yanlış gönderisi farklı sorunlardır
- “Hâlâ bekleyenler”: şu anda duran her iş, en eskisi en üstte — 200 iş, 600 duruş, sekiz bağlı sekme
Kimin için
İşin başkasını beklerken durduğu her yer: inşaat, doğrama, matbaa, hukuk, mimarlık, veterinerlik, bilişim, imar süreçleri, tamir, montaj, ekspertiz, sigorta işleri. Geriye dönük de çalışır; hafızadan girilen yirmi iş bile günlerin nereye gittiğini gösterir.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
İşlenmiş yılda 60 iş 101 kez durdu ve toplam 2.082 gün bekledi: ortalama bekleme 20,6 gün, en uzun tek bekleme 61 gün, üç haftayı aşan 36 bekleme ve $45,823 maliyet. Bir işin ömrünün dörtte biri, %25,6‘sı, beklemekle geçti.
Bu günlerin yalnızca 171‘i sizin elinizdeydi; 1.646 gün kısmen sizin, 265 gün hiç kimsenindi — yani beklemenin %91,8‘i o binadaki kimseyle ilgili değildi. Dosyanın kesildiği gün 24 iş durmuş haldeydi, içlerinde $42,000 bağlı para vardı, sahadaki 34 alanın 27‘sini işgal ediyorlardı ve en eskisi 51 gündür bekliyordu.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. Etsy’den satın al — $9
Etsy mağazam ThePlainLedger üzerinden satılıyor; indirme, ödeme ve alıcı koruması Etsy tarafından yönetiliyor.
Dosyanın içi
Sık sorulan sorular
Duran bir işin bana kaça mal olduğunu nasıl hesaplarım?
Her durma için dört şey yazarsınız — hangi iş, durduğu gün, tekrar başladığı gün ve neyi beklediğiniz — dosya da iki maliyeti aynı anda fiyatlar: işin içinde çakılı kalan para ve işin işgal ettiği alan. İşlenmiş yılda 101 durma toplam 2.082 gün ve 45.823 dolar etmiş; ortalama bekleme 20,6 gün ve 454 dolar, en pahalı tek durma 1.807 dolar. Bir işin ömrünün %25,6’sı beklemekle geçmiş.
Bu sadece atölye işleri için mi?
Hayır — işin başkasını bekleyerek durduğu her yere uyar: inşaat, doğrama, matbaa, hukuk, mimarlık, veterinerlik, BT, ruhsat süreçleri, tamir, montaj, harita ve sigorta işleri. Setup’taki iki listeyi — bekleme nedenleri ve beklediğiniz taraflar — siz adlandırırsınız; dosyada başka hiçbir şey sabit değildir.
Her durmayı anında kaydetmek zorunda mıyım, bir alanın maliyetini bilmiyorsam ne yapayım?
Anında kaydederseniz çok daha iyi çalışır ama geriye dönük de çalışır — hafızadan yazılmış yirmi iş bile günlerin nereye gittiğini gösterir ve düzgün kayıt tutmaya başladığınızda tablo neredeyse hiç değişmez. Alan için yıllık kira ve aidatı alan sayısına ve 365’e bölün; kabaca doğru yeter, çünkü oradaki tek amacı duran bir işin bedava görünmesini engellemek. Tekrar başlama tarihini boş bırakırsanız dosya günleri bugüne kadar kendisi sayar.
Google Sheets’te çalışır mı, kurulması gereken bir şey var mı?
Evet — dosya .xlsx olarak kurulu. Windows veya Mac’te Excel 2016 ve üzerinde açılır, Google Sheets’e Dosya → İçe Aktar → Yükle ile alınır, LibreOffice’te de çalışır. Makro yok, eklenti yok, hesap açmanız gerekmiyor, kurulum yok, abonelik yok — dosyayı indirirsiniz ve sizin olur. İki yüz iş satırı ve altı yüz bekleme satırı; dolu bir işlenmiş yıl, boş bir kopya ve sade dille yazılmış PDF kılavuzla gelir.
Bu bir iş takip panosu veya planlama aracı mı, birilerini kötü gösterir mi?
Hayır — iş panosu, planlama ya da çizelgeleme aracı değildir ve kimseye sıradaki işi söylemez; zaman takibi de değildir, çünkü çalışılan saatleri değil işin hiç ilerlemediği günleri ölçer. Setup her taraf için tek soru sorar — buna dair bir şey yapabiliyor musunuz: Evet, Kısmen ya da Hayır — ve işlenmiş yılda 2.082 günün sadece 171’i, yaklaşık yüzde sekizi işletmenin kendi düzeltebileceği gündü. Çoğu kişi bunu rahatlatıcı buluyor. Hiçbir yere bağlanmaz, hiçbir yere giriş yapmaz.
Kurumunuza özel çözüm
Bu dosya, beklerken fiziksel olarak bir yerde duran işleri varsayıyor. Sizinki farklıysa — tedarikçiyi değil mahkemeyi ya da belediyeyi bekleyen dosyalar, ancak iş yeniden başlayınca serbest kalan hakediş ödemeleri, aynı anda birkaç işinizi elinde tutan taşeronlar ya da hiçbir şey ilerlemezken günlüğü ödenen makine ve araçlar — aynı mantığı sizin işleyişinize göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.