Müşteri Sipariş Aralığı Takibi Tablosu
Bu tablo her müşteriyi kendi sipariş ritmine göre ölçer; böylece son doksan gündür sessiz olanı değil, gerçekten alışverişi kesmiş olanı görürsünüz.
Kimse çıkıp “sizinle çalışmayı bırakıyorum” demez; sadece sipariş vermeyi keser ve her hesap farklı hızda keser. Üç haftada bir alan ve iki aydır sesi çıkmayan müşteri gitmiştir; yılda iki kez alan müşteri ise tam zamanındadır. Sabit doksan günlük bir eşik bu ikisini de yanlış okur, üstelik ters yönlerde.
İçinde ne var
- Müşteriler — 100 satır, her hesap için üç bilgi.
- Siparişler — 1.800 satır: tarih, müşteri, tutar.
- Sessizleşenler — her sessiz hesap, sessizliğin şimdiye kadar kaybettirdiği brüt kâra göre sıralanır; yanında kümülatif toplam gider.
- Türe göre — hangi tip müşteri gerçekten gidiyor.
- Özet — tüm müşteri defteri tek ekranda.
- Buradan başlayın ve Ayarlar: üç sayı; biri, hesabın kendi aralığının kaç katı geçince “sessizleşti” sayılacağı.
Kimin için
Aynı kişilerin tekrar tekrar alışveriş yaptığı ve kimsenin resmen ayrılmadığı her iş için: toptan ve bayi satışı, kuaför, oto servis, veteriner, matbaa, yem bayii, otomatik ödemeye bağlı olmayan abonelikler. Fatura kestiğiniz programdan tek bir döküm almanız yeter — tarih, müşteri, tutar — bir iki yıllık veri fazlasıyla iş görür. Yalnızca bir iki siparişi olan hesaplar üçüncü sipariş gelene kadar kendi kategorisinde bekler; çünkü iki sipariş ritim değil, tesadüftür.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
İşlenmiş örnekte 70 hesap, 1.621 sipariş ve $2,290,447 ciro var; siparişler arasındaki ortalama aralık 33 gün. 16 hesap sessizleşmiş — ritmi oturmuş müşterilerin %23,9‘u — bu hesapların yıllık karşılığı $166,591 ciro ve henüz kazanılmamış $27,516 brüt kâr.
İki hesap, sabit eşiğin neden işe yaramadığını gösteriyor. 92 gündür sessiz olan hesap kendi ritminin 2,2 katında ve gitmiş; 93 gündür sessiz olan ise 1,9 katında, yani telefon etmeye değer ama telaşa gerek yok. Listenin en tepesindeki hesap neredeyse bir yıl boyunca yirmi bir günde bir sipariş vermiş, sonra susmuş: 288 gündür ses yok, kendi aralığının 13,7 katı.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. WhatsApp’tan sipariş ver — $9
Siparişler WhatsApp üzerinden alınıyor: yazın, ödeme bilgilerini ileteyim; ödeme onaylanınca dosyaları hemen göndereyim.
Dosyanın içi
Sık sorulan sorular
Hangi müşterilerimin gerçekten sipariş vermeyi bıraktığını nasıl anlarım?
Dosya her hesabı sabit bir gün sayısıyla değil, o hesabın kendi sipariş ritmiyle ölçer; böylece üç haftada bir alan ve iki aydır sesi çıkmayan müşteri işaretlenir, yılda iki kez alan müşteri ise aynı noktada işaretlenmez. Örnek defterdeki 70 hesapta siparişler arası ortalama 33 gün; ritmi oturmuş hesapların %23,9'u, yani 16 hesap sessizleşmiş — yılda 166.591 dolarlık ciro ve henüz elinize geçmemiş 27.516 dolarlık kâr. Takvimde bir gün arayla duran iki hesap, 92 ve 93 günlük sessizlikle kendi ritimlerinin 2,2 ve 1,9 katında: biri gitmiş, diğeri sadece bir telefon istiyor.
Sadece toptancılar için mi?
Hayır — aynı kişilerin tekrar tekrar aldığı her iş için çalışır: kuaför, oto servis, veteriner, matbaa, yem bayii, otomatik ödemede olmayan abonelikler. 100 müşteri ve 1.800 sipariş satırı tutuyor ve her hesabı beş duruma ayırıyor: sipariş veriyor, gecikti, sessizleşti, muhtemelen tamamen gitti, ritmi oluşmayacak kadar yeni. Sadece bir kez alan müşteriler son kategoride durur ve listeyi kirletmez, çünkü iki sipariş ritim değil, tesadüftür.
Sipariş listesini nereden alacağım, işim mevsimlikse ne olacak?
Faturayı hangi programla kesiyorsanız oradan müşteri ve tarih bazında satışları dışa aktarın — üç sütun: tarih, müşteri, tutar; yapıştırın. Bir-iki yıllık veri fazlasıyla yeter. İşiniz mevsimlikse 'sessizleşti' eşiğini kendi ortalama aralığının iki katı yerine üç katına ayarlayın; her yıl aynı çeyreği atlayan müşterinin bu boşluğu zaten kendi ortalamasının içindedir. Müşteriler sekmesinde hesap başına yalnızca üç şey yazıyorsunuz.
Google Sheets'te çalışır mı, yoksa Excel şart mı?
İkisinde de çalışır — dosya .xlsx olarak kurulu, Windows veya Mac'te Excel 2016 ve üzeriyle açılıyor, Google Sheets'e Dosya > İçe Aktar > Yükle ile giriyor. LibreOffice de açar. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok, abonelik yok: dosyayı indiriyorsunuz ve sizin oluyor.
Bu bir CRM mi, müşterileri geri kazanıyor mu?
İkisi de hayır — bu bir CRM, satış hunisi veya rehber programı değil; e-posta/pazarlama aracı değil; faturalama veya tahsilat takibi değil ve hiçbir şeye bağlanmıyor, hiçbir şey senkronize olmuyor. Size kimin durduğunu, kendi ritminin ne kadar gerisine düştüğünü ve önce hangi onu arayacağınızı söyler; sıralama sessizliğin şimdiden kaybettirdiği brüt kâra göre yapılır — örnek defterde ilk on hesap tek başına 24.075 dolar. Sizden şifre, muhasebe erişimi veya müşteri listesi istemiyorum.
Kurumunuza özel çözüm
Bu tablo, tarih-müşteri-tutar listesinden okunabilen, kendi ritmiyle tekrar sipariş veren hesapları varsayıyor. Sizinki farklı işliyorsa — otomatik ödemeli bir abonelikte sessizlik müşteri kaybı değil başarısız tahsilat anlamına geliyorsa, işiniz mevsimlikse ve her yıl aynı çeyrek atlanıyorsa, ya da tek bir satın alma merkezi onlarca teslimat noktasını kapsıyorsa — aynı kendi ritmine göre ölçme mantığını sizin müşteri yapınıza göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.