Sarf Malzeme ve El Aleti Takibi Tablosu
Küçük alımların bir yılda ne tuttuğu, ne kadarının hiçbir işe yazılmadığı ve en yakın kapıdan almanın kaça mal olduğu.
Aracı olan her işletmenin iki tür harcaması vardır. Biri izlenir: teklife giren malzeme, birinin kontrol ettiği faturalar, birinin imzaladığı siparişler. Diğeri hiç izlenmez, çünkü içindeki hiçbir alım tek başına izlenmeye değecek kadar büyük değildir — bir tüp mastik, bir paket testere ucu, bir metre daha — ve yıl sonunda o rakamı tek bir yerde gören kimse olmamıştır.
İçinde ne var
- Her alım tek satır: 1.400 satır, on satın alma noktası ve yirmi malzeme türü, hepsini siz adlandırırsınız
- “İşe yazılmayan” sekmesi: iş numarası olmayan, dolayısıyla ne müşteriye yansıtılabilen ne de savunulabilen harcama
- Faturalanabilir saat başına harcama: bir çekmece dolusu fişi, kendi saat ücretinizin yanına koyabileceğiniz bir rakama çevirir
- Malzeme bazında: kaç kez aldığınız, en ucuz ödediğiniz, en pahalı ödediğiniz ve aradaki fark
- Her şey, sizin kendi ödediğiniz en ucuz fiyata göre yeniden fiyatlanır — katalog yok, kıyas yok, başkasının anlaşması yok
- Satın alma noktası ve kişi bazında: girdiğiniz her kapı fiyatlanır, her alışkanlık ayrı sütunda durur
Kimin için
Birkaç kişinin küçük miktarlarda alışveriş yaptığı her iş: araçlı taşeronlar, restoran mutfağı, kuaför, klinik, atölye, stüdyo, gayrimenkul yönetimi. Dosyada hiçbir tedarikçi ya da mağaza adı geçmez; boş slotları siz doldurursunuz.
Dosyanın içindeki işlenmiş örnek
İşlenmiş yılda 1.120 alım toplam $50,025 tuttu: ortalama alım $44.67, haftada $962, faturalanabilir saat başına $3.60. Bunun $30,798‘i, yani %61,6‘sı hiçbir işe yazılmadı; $30,334‘ü ise cari hesap dışında, kartla ya da nakit ödendi.
Aynı malzemeler, işletmenin her biri için kendi ödediği en ucuz fiyattan alınsaydı $39,182 tutacaktı. Fark $10,844: faturanın %21,7‘si ve haftada $209. Bir kapı en ucuza göre %8,0, bir diğeri %73,5 pahalıydı; aynı yıl içinde tek bir tüp mastik $12.24 ile $22.56 arasında değişti.
Nasıl çalışır
Microsoft Excel 2016 ve üzeri (Windows/Mac), Google Sheets ve LibreOffice ile uyumlu. Makro yok, eklenti yok, üyelik yok, kurulum yok.
İndirdiğinizde iki dosya gelir: biri yukarıdaki örnek doldurulmuş halde — her sütunun ne beklediğini görürsünüz — diğeri aynı dosyanın bomboş hali. Yanında sade dille yazılmış bir PDF kılavuz. WhatsApp’tan sipariş ver — $9
Siparişler WhatsApp üzerinden alınıyor: yazın, ödeme bilgilerini ileteyim; ödeme onaylanınca dosyaları hemen göndereyim.
Dosyanın içi
Sık sorulan sorular
Küçük sarf malzemesi ve el aleti alımlarının bana gerçekte kaça mal olduğunu nasıl hesaplarım?
Her alım için bir satır girersiniz ve dosya bunu üç ayrı şekilde yanıtlar: ne kadarı bir işe yazılmış, faturalandırılabilir saat başına ne tutmuş ve kolaycılık size kaça patlamış. İşlenmiş yılda 1.120 alım 50.025 dolar — tanesi 44,67 dolar, haftada 962 dolar, faturalanabilir saat başına 3,60 dolar — ve bunun 30.798 doları, yani %61,6’sı hiçbir işe yazılmamış. Aynı malzemeler yıl içinde kendi ödediğiniz en ucuz fiyattan alınsaydı 39.182 dolar tutacaktı: 10.844 dolar daha az, faturanın %21,7’si.
Sadece inşaat ve tesisat işleri için mi, yılda 1.400’den çok alım yapıyorsak ne olacak?
Hayır — birkaç kişinin küçük tutarlarla alışveriş yaptığı her işte çalışır: restoran mutfağı, kuaför, klinik, atölye, stüdyo, kiralama işi. Dosyanın taşıdığından sık alım yapıyorsanız özetleyin: malzeme başına, satıcı başına, ay başına tek satır gayet iyi çalışır — dosya bir satırın tek fiş mi otuz fiş mi olduğuna bakmaz.
İş numarası kullanmıyoruz ve faturalanabilir saat tutmuyoruz — yine de kullanabilir miyim?
Evet — iş numarası yoksa ilk çalışma bunu size söyler, ki cevabın kendisi budur; fişlerin üzerine yazmaya başlayın ve üç ay sonra tekrar çalıştırın. Saatler için Setup’a kendi tahmininizi yazın, faturalanabilir gün kullanın ya da saat başı satırları görmezden gelin; geri kalan her şey çalışır. En ucuz fiyat karşılaştırması zaten kendi fişlerinizden başka hiçbir şey istemez.
Excel şart mı, Google Sheets’te çalıştırabilir miyim?
Evet — dosya .xlsx olarak kurulu. Windows veya Mac’te Excel 2016 ve üzerinde açılır, Google Sheets’e Dosya → İçe Aktar → Yükle ile alınır, LibreOffice’te de çalışır. Makro yok, eklenti yok, hesap açmanız gerekmiyor, kurulum yok, abonelik yok — dosyayı indirirsiniz ve sizin olur. 1.400 satın alma satırı, on alışveriş noktası ve yirmi malzeme türü tutar; dolu bir işlenmiş yıl, boş bir kopya ve sade dille yazılmış PDF kılavuzla gelir.
İçinde belirli bir toptancı adı geçiyor mu, bankama veya cari hesabıma bağlanıyor mu?
Hayır — dosyada hiçbir tedarikçi, toptancı veya mağaza adı geçmiyor; adlarını kendinizin koyduğu on boş slot var ve her birinin yanında tek kelime duruyor: cari, kart veya nakit. Stok takibi ya da satın alma sipariş sistemi değil, muhasebe veya vergi yazılımı değil; hiçbir yere bağlanmıyor. Kimsenin pazar günü nalburdan mastik almasını engellemez — o alışkanlığın yılda kaça mal olduğunu ve hangi kapının pahalı olduğunu söyler.
Kurumunuza özel çözüm
Bu dosya, birkaç kişiye, araca ve birkaç tedarikçiye dağılmış küçük alımları varsayıyor. Sizinki farklıysa — kademeli fiyatlı bir cari hesap, işlere zimmet çıkaran bir malzeme deposu, ekstresi sisteme akan şirket kartları ya da tüketilmek yerine takip edilmesi gereken el aletleri — aynı mantığı sizin işleyişinize göre kurabilirim.
Diğer tüm tablolar Excel ve Google Sheets Şablonları sayfasında.